Nyt on tarjolla iso mahdollisuus ja isot saappaat nohevalle tekijälle! Olemme kasvuyrityksenä siinä vaiheessa, että on aika lisätä taas kierroksia koneeseen. Siksi haemmekin nyt myyntijohtajaa, jolla on kyvyt ja halu olla viemässä Easoftia eteenpäin. Myyntijohtajan rooli on kasvurityksessä niin keskeinen, että tulet olemaan myös Easoftin osakas.

Easoft on vakavarainen ja nopeasti kasvava toiminnanohjausjärjestelmää tarjoava yritys. Asiakkaitamme ovat pääasiassa rakennus-ja remonttialan yritykset.

Odotamme sinulta:

• Esimiestaitoja ja johtajuutta
• Vankkaa kokemusta myynnistä
• Ymmärrystä asiakaskuntamme liiketoiminnasta
• Tavoitteellisuutta
• Intohimoa tulokselliseen myyntityöhön

Tarjoamme sinulle:

• Mahdollisuuden liittyä osaksi kasvuyrityksen tarinaa
• Ammattitaitoisen henkilökuntamme täyden tuen
• Huikean tuotteen myytäväksi
• Mahdollisuuden osakkuuteen

Asemapaikkasi on Etelä-Suomessa.

Lähetä vapaamuotoinen hakemus 31.7.2020 mennessä alla olevalla lomakkeella.
Lisätietoja voi kysyä soittamalla Ilari Taskilalle numeroon 0400 386440.

Tehtävä täytetään sopivan henkilön löydyttyä.

The post Myyntijohtaja appeared first on Easoft Oy.

Projektinhallinta on moniulotteinen asia. Se kysyy ammattitaitoa ja toimivia projektinhallintatyökaluja. Mitä ne ovat? Miten sinun yrityksesi voisi hoitaa työurakat tehokkaasti ja taloudellisesti kannattavasti? Voiko kaikkea työmaalla tapahtuvaa toimintaa ja tietoliikennettä ylipäätään hallita mielekkäästi?

Erityisen haastavaa projektinhallinta on ilman apuvälineitä, sillä projektihallinassa pitää kyetä ottamaan huomioon laajoja kokonaisuuksia, mutta myös yksityiskohtia. Tutustumme artikkelissa yleisimpiin projektinhallinnassa eteen tuleviin ongelmakohtiin ja haasteisiin. Miten ne vältetään ja miten ongelmat ratkaistaan? Perehdymme myös siihen, millaisia apuvälineitä, ohjelmistoja ja työkaluja on tarjolla projektinhallintaan.

• Ongelmia Projektinhallinnassa – ennakoi näitä tyypillisiä käytännön ongelmia
• Mitä on projektinhallinta?
• Millainen on hyvä projektinhallintatyökalu?
• Projektinhallintaohjelman keskeiset ominaisuudet – näillä onnistut!
• Edessä projektinhallintatyökalun valinta – huomioi seuraavat asiat!

Ongelmia Projektinhallinnassa – ennakoi näitä tyypillisiä käytännön ongelmia

Projektinhallinta on parhaimmillaan helppoa ja pitkälle automatisoitua, jos yritykselläsi on käytössä oikeanlaiset työkalut. Miten tämä on mahdollista? Syvennytään aiheeseen seuraavaksi. Lähdetään liikkeelle haasteista ja siitä, kuinka ne otetaan hallintaan. Kun asioihin tutustuu annakolta, ne eivät pääse yllättämään ainakaan kovin pahasti.

Yksi oleellinen ongelma projektinhallinnassa liittyy työntekijöiden resursointiin. Missä kunkin kuuluu olla missäkin projektin vaiheessa? Miten työntekijöiden työt onnistutaan aikatauluttamaan viisaasti? Miten projektin työvaiheiden aikataulutus ja eteneminen hoidetaan kannattavasti?

Työmaalla saattaa on käytössä asioiden dokumentointiin ja raportointiin useita erilaisia järjestelmiä, jotka eivät keskustele keskenään. Tietoa siirrellään järjestelmästä toiseen, mikä vie aikaa tärkeämmiltä töiltä ja kasvattaa virheiden mahdollisuutta huomattavasti.

Jos työmaalla tehdyt dokumentit ovat monissa eri lähteissä, dokumentointion tällöin helposti vajavaista ja sekavaa. Työmaiden tarjoukset, dokumentit ja pöytäkirjat ovat hajallaan eri laitteilla tai kokonaan hukassa. Laadunseuranta puuttuu, ja reklamaatiotilanteissa dokumentteja on vaikea löytää. Samoin myyntilaskutus ja palkka-aineistojen koostaminen on tällöin työlästä ja hankalaa. Myös tarjouslaskenta on hidasta eikä toteudu johdonmukaisesti.

Ilman toimivaa ohjelmaa ja hallintatyökalua töiden resursointi ja kalenterointi on hyvin haastavaa. Lisäksi dokumentointi tuottaa helposti haasteita, jos sitä ei hoideta automaattisesti. Paperilla tehty dokumentointi on jälkijättöistä ja usein sekavaa. Dokumentit ehtivät helposti mennä hukkaan projektin kuluessa, varsinkin jos projekti kestää pitempään. Tämä aiheuttaa turhaa stressiä ja hidastaa muutoksiin reagointia. Myös toiminnan ennakointi ja suunnittelu on vaikeaa.

Jos tietoa ei ole dokumentoitu sähköisesti ja järkevästi, projektinhallintaan liittyy olennaisesti henkilöriski. Nimittäin jos tieto on liikaa esimerkiksi yhden projektipäällikön päässä, tulee ongelmia, jos henkilö jostain syystä lopettaa työt eikä olekaan enää käytettävissä.

Ilman toiminnanohjausjärjestelmää ja hyvää projektinhallintaa myös laskuttaminen saattaa tuottaa ongelmia. Laskutuksen vaatimat tiedot kerätään useasta paikasta, minkä takia laskutus on työlästä ja vie turhaa aikaa.

Lisätöitä ja lisätarvikkeita jää helposti laskuttamatta, jos niitä ei ole kirjattu järjestelmään. Näin ollen myös luotettavan jälkilaskennan teko on lähes mahdotonta. Automaattinen kohdekohtainen kateseuranta puuttuu tai se tehdään manuaalisesti jälkikäteen, jolloin se taas vie aikaa.

Mitä on projektinhallinta?

Projektinhallinta koostuu suunnittelusta, toteutuksesta, seurannasta, lopetuksesta ja jälkiarvioinnista. Se on työn organisoimista ja hallintaa niin, että projektin lopussa voidaan todeta, että on pysytty aikataulussa, budjetissa ja että työn sisältö ja laatu ovat sitä, mitä on sovittu.

Jotta projektisi onnistuu, ota tästä talteen muistilistat asioista, jotka täytyy huolehtia eri vaiheissa.

Suunnittelu on kaiken perusta

• Valitse projektinhallintatyökalu.
• Määritelkää projektin keskeisimmille tavoitteille mittarit
• Laadi aikataulut
• Budjetoi työmäärä ja tarvittavat työntekijät.
• Selvitä tarvittavien alihankkijoiden sopimukset
• Huomioi riskit ja ota ne ennustettuun katelaskentaan mukaan
• Huolehdi, että kaikki projektin vastuuhenkilöt varmasti tietävät tavoitteensa ja mittarit

Toteutus

• Seuraan toteutumaa vs budjetti mutta hyväksy, että suunnitelmat saattavat muuttua projektin edetessä.
• Ole valmis tekemään liikkuja alkuperäisestä suunitelmasta, mutta tee laskelmat mitä muutokset aiheuttavat

Seuranta pitää osapuolet ajan tasalla

• Seuraa projektin toteutumista: Seuraa toteutuneita aikatauluja, kustannuksia ja muita tietoja projektinhallintatyökalusta
• Käytä yhtä projektinhallintajärjestelmää, johon voi dokumentoida kaikki tiedot ja toteutukset.
• Pidä tarvittavat seurantakokoukset oikeiden henkilöiden kanssa.

Lopettaminen sinetöi valmiin projektin

• Laadi sovitut loppuraportit.
• Luovuta projekti sille, joka sen on tilannut.
• Pidä päätöspalaveri.
• Kiitä kaikkia osapuolia, muista sidosryhmät, kumppanit ja omat työntekijäsi.

Jälkiarviointi tuo esiin onnistumiset ja haasteet

• Jos mahdollista, lähetä palautekysely kaikille projektin osapuolille.
• Kirjaa ylös kaikki onnistumiset ja epäonnistumiset.
• Erityisesti kirjaa ylös haasteista ja onnistumisista nousseet kehitysideat.

Millainen on hyvä projektinhallintatyökalu?

Projektin aikana on erittäin tärkeää, että kaikki tieto ja ideat dokumentoidaan koko ajan samaan järjestelmään. Näin voidaan koko projektin ajan seurata, miten hyvin asiat saadaan hoidettua missäkin vaiheessa. Jos eteen tulee ongelmia, laadukkaan ohjelman ansiosta niihin osataan puuttua ajoissa. Kun asiat on hoidettu jo alusta asti hyvin, myös projektin lopetus ja jälkiarviointi on helpompi hoitaa.

Jos siis haluat onnistua projektinhallinnassa, hanki nykyaikainen projektinhallintatyökalu, jossa on myös hyvä mobiilikäytettävyys ja toimintaasi vastaavat referenssit. Kun valitset projektinhallintaohjelmaa, kysy alla olevat peruskysymykset. Jos niihin voi vastata myöntävästi, työkalu todennäköisesti sopii myös teille:

• Saatko sisällytettyä projektin kaikki vaiheet samaan järjestelmään?
• Onko ohjelmassa hyvä mobiilikäytettävyys?
• Kestääkö ohjelma sen, että yrityksesi koko kasvaa?

Easoft tarjoaa sinulle nykyaikaisen projektinhallintatyökalun ja dokumentointisovelluksen. Mikä Easoft sitten käytännössä on?

Easoft on urakointi- ja asennusalan toiminnanohjausjärjestelmä projektinhallintaan. Se on yrityksille tarkoitettu nykyaikainen hallintatyökalu, joka tehostaa ja auttaa kehittämään liiketoimintaa. Järjestelmä toimii pilvipalveluna, joten sitä voi käyttää milloin ja millä laitteella tahansa. Sen avulla teet muun muassa tarjoukset, aikataulutuksen, työajanseurannan, dokumentoinnin, laskutuksen ja jälkilaskennan.

Easoft-järjestelmän ansiosta paperityösi vähentyvät ja aikaasi vapautuu itsellesi oleellisimpiin töihin. Se auttaa hahmottamaan ja näkemään kokonaisuuksia, ja helpottaa näin projektinhallintaa.

Easoftilla tiedämme, mitä teemme. Olemme keskittyneet rakennus-ja remontointialaan, joten tunnemme alan ja sen haasteet kuin omat saappaamme. Järjestelmämme on kehitetty yhteistyössä alan yritysten kanssa helpottamaan yritysten arkea. Kehitämme järjestelmää jatkuvasti, jotta projektinhallinta olisi yrityksille aina vain helpompaa.

Projektinhallintatyökalun keskeisimmät ominaisuudet

Missä kaikessa Easoftin projektinhallintatyökalu käytännössä on apuna? Mitä niillä tarkkaan ottaen voi tehdä? Perehdytään ohjelmiin tarkemmin seuraavaksi.

Tarjouslaskenta

Tarjouslaskentaohjelman avulla hallitset tarjous- ja tilauskantaa. Ohjelman avulla tarjousten laskeminen on nopeaa ja täsmällistä. Eri yrityksille tarjouslaskennassa on tärkeitä eri asiat, joten tämä on huomioitu Easoftissa.

Osalle yrityksistä olennaisinta on, että tarjouslaskennassa saadaan tarkat materiaali- ja aikakustannusarviot. Toisille yrityksille taas tarjouslaskennan suurin vaatimus on, että tarjous on siistin näköinen ja se saadaan nopeasti ulos ilman tarkempia kustannusarvioita. Tästä syystä tarjouslaskenta räätälöidään aina yksilöllisesti vastaamaan yrityksesi tarpeita.

Tarjouslaskentaohjelman avulla sinulla on samassa paikassa kaikki tarjoukset ja työmaat sekä niihin liittyvä dokumentointi. Lisäksi tilausten järjestely, tiedonkulku ja aikataulutukset ovat vaivattomia toteuttaa.

Resursointi ja aikataulutus

Aikataulutus ja resursointi helpottavat työmaiden hallintaa. Tähän avuksi on kehitetty oma kalenteri ja resurssipankki. Kalenterissa on helppo aikatauluttaa niin pienet kuin isotkin työmaat eri henkilöille tai ryhmille. Aikataulutusta ja koko projektinhallintaa auttaa myös se, että Easoft on jo tarjouslaskentavaiheessa laskenut arvioidun asennusajan työmaalle.

Eteen mahdollisesti tulevat aikataulumuutokset on myös vaivatonta tehdä kalenteriin. Tämän lisäksi kalenterissa voi hyvin viestiä tehdyistä muutoksista asiakkaalle tai työntekijälle. Muutokset työmaalla välittyvät reaaliaikaisesti työntekijän projektiin. Näin ollen tiedonsiirtoon ei kuluteta turhaan aikaa. Toimiva kalenteri vähentää myös työnjohtoon kuluvaa aikaa. Lisäksi työajanseuranta on olennainen osa projektinhallintaa. Easoft-järjestelmän avulla sekin onnistuu.

Raportointi ja dokumentointi

Easoftissa on hyvin laajat mahdollisuudet raportoida yrityksen eri toimintoja ja tehdä projektinhallintaa. Raportit antavat erinomaiset edellytykset myynnin, asennuksen ja kannattavuuden jatkuvaan seurantaan.

Koska eri yrityksissä on hyvin moninaiset tarpeet seurata eri asioita, Easoftissa on runsaasti erilaisia raportteja. Dokumenttien tallennus on tärkeää muun muassa reklamaatiotilanteissa. Easoftin avulla voit tehdä myös täysin muokattavia raporttipohjia, kuten työmaapäiväkirjoja, kunto- ja asennusraportteja.

Laskutus

Aikaasi säästää Easoft-järjestelmän helppo tapa laskuttaa työmaat ja niihin liittyvät lisä- ja muutostyöt. Se onnistuu joko suoraan Easoftissa tai rajapinnan kautta yleisimmistä laskutus- ja taloushallinto-ohjelmista. Ostolaskut voi siirtää suoraan myyntilaskulle halutulla kateprosentilla.

Laskutus onnistuu eri tavoin: Työmaiden laskuttaminen voidaan hoitaa maksuerien mukaan, toimitettujen määrien mukaan tai koko tilaus kerralla. Myös tarvikkeiden ja lisätöiden laskutus on jouhevaa ja nopeaa, kun työntekijä tekee tarvittavat laskurivit pääkäyttäjälle tarkistettavaksi automaattisesti.

Projekti- ja kustannusseuranta

Kaikki tehdyt dokumentit ja raportit tallentuvat Easoftin pilvipalveluun. Näin ollen jälkilaskenta on helppo tehdä. Ilman automatiikkaa jälkilaskennan teko on puuttellista ja aikaavievää.

Reaaliaikainen ja tilauskohtainen kateseuranta tapahtuu Easoft-ohjelmien avulla automaattisesti. Tuntikirjaukset ja ostot kohdistuvat oikeille tilauksille. Tehtyjen tilausten alta voit muun muassa seurata eri tuotteille tai työvaiheille käytettyä aikaa. Tämä auttaa pureutumaan myöhemmin projektin eri vaiheiden kannattavuuteen.

Kun työmaa on valmis, Easoftissa tehdyt raportit auttavat myöhemmin arvioimaan työmaan kustannuksia ja katetta – ja ylipäätään koko projektin onnistumista. Jälkilaskennan avulla voit tarkastella, miten kustannukset ovat kehittyneet ja mikä kate tehdyllä työllä on.

Edessä projektinhallintatyökalun valinta – huomioi seuraavat asiat!

Kun valitset sovellusta projektinhallintaan, kiinnitä huomiota seuraaviin asioihin:

• Millainen toimialatuntemus palvelua tarjoavalla yrityksellä on?
• Millaiset referenssit yrityksellä ja sen tuotteella on?
• Miten vakavarainen projektinhallintaa tarjoava yritys on?
• Onko yritys ja sen sovellus kehittyvä?

Easoftissa aloitamme yhteistyön yrityksesi kanssa aloituspalaverilla, jossa tutustumme yrityksesi liiketoimintaan. Haluamme heti alussa kuulla myös odotuksesi ja toiveesi hyvästä toiminnanohjausjärjestelmästä projektinhallintaan.

Aloituspalaverin aikana käymme lisäksi läpi muun muassa myytävien tuotteiden ja palveluiden hinnoittelun sekä kartoitamme käyttäjäryhmät. Selvitämme dokumentointitarpeenne, teemme tarpeisiinne räätälöidyt dokumenttipohjat ja opastamme tarvittaessa alkuun. Päätarkoituksena on ymmärtää, mitä juuri sinun yrityksesi toiminnanohjausjärjestelmältä tarvitsee.

Aloituspalaverin jälkeen järjestämme halutessasi itsellesi ja yrityksellesi koulutuspäiviä: pääkäyttäjäkoulutuksen, jatkokoulutuksen ja seurantakoulutuksen. Pääkäyttäjäkoulutuksessa käymme läpi projektinhallintaan tarkoitetun toiminnanohjausjärjestelmämme peruskäytön ja asetukset. Tutustumme myös muun muassa käyttöoikeuksiin, asiakashallintaan, tarjouslaskentaan, tilausten tekemiseen ja dokumentointiin.

Jatkokoulutukseen voivat tulla mukaan pääkäyttäjien lisäksi mahdollisuuksien mukaan myös muita henkilöstöstäsi. Tutustumme tarkemmin muun muassa resursointiin, toimituskalenteriin, tuntikirjaukseen, kohdekohtaiseen kustannusseurantaan, laskutukseen ja viestintään. Vastaamme myös eteen tulleisiin kysymyksiisi.

Seurantakoulutuksessa käymme lisää läpi vastaan tulleita kysymyksiä ja huomioita. Tutustumme ohjelmaan syvemmin.

Tarjoamiemme koulutusten päätarkoitus on, että saatte projektinhallintaan tarkoitetusta toiminnanohjausjärjestelmästämme maksimaalisen hyödyn.

Voit tutustua huoletta tuotteisiimme: Maksuton etäpalaveri ei sido sinua mihinkään. Kehittämiemme ohjelmistojen avulla haluamme ohjata liiketoimintanne menestykseen. Tervetuloa mukaan – tehdään yrityksesi projektinhallinnasta kerralla onnistunutta!

The post Projektinhallinta rakennus- ja saneerausalalla appeared first on Easoft Oy.

Haluatko vastata uuden ohjelmistotuotteemme myynnistä?

Me julkaistiin viime syksynä uusi ohjelmistotuote, Easoft Docs. Nyt etsimme henkilöä, joka ottaisi sen myynnin vastuulleen.

Easoft Docs on rakennus- ja remontointialan yrityksille suunnattu dokumentointisovellus. Ensimmäiset asiakkaat aloittivat sen käytön viime marraskuussa. Nyt tuotetta on kehitetty siihen vaiheeseen, että voidaan laittaa myyntiin kunnolla vauhtia.

Odotamme sinulta:

• Osaamista ja intoa luoda myyntiprosessit ja systeemit kuntoon
• Esimiestaitoja ja johtajuutta
• Halua oppia uutta ja kehittyä
• Intohimoa tulokselliseen myyntityöhön

Tarjoamme sinulle:

• Mahdollisuuden liittyä osaksi kasvuyrityksen tarinaa
• Ammattitaitoisen henkilökuntamme täyden tuen
• Huikean tuotteen myytäväksi
• Mahdollisuuden Easoft Docs Oy:n osakkuuteen

Asemapaikkasi on Jyväskylässä.

Lähetä vapaamuotoinen hakemus 5.8.2020 mennessä alla olevalla lomakkeella.
Lisätietoja voi kysyä soittamalla Aatu Liikaselle numeroon 040 161 9151.

Tehtävä täytetään sopivan henkilön löydyttyä.

The post Myyntijohtaja Easoft Docsille appeared first on Easoft Oy.

Rakennustyömaita koskee erilaiset vastuut ja velvollisuudet. Tässä postauksessa nostamme esiin työmailla tietyissä tilanteissa pakolliset ilmoitukset: urakkailmoitus ja työntekijäilmoitus.

Näiden ilmoitusten tavoite on ehkäistä harmaata taloutta ja pimeän työvoiman käyttöä. 

Tässä blogipostauksessa selvennämme mitä nämä ilmoitukset on ja pyrimme vastaamaan kysymyksiin: kuka, mitä ja milloin.

Työntekijäilmoitus

Missä tilanteessa tehdään työntekijäilmoitus?

Työntekijäilmoituksen teolle on kaksi eri kriteeriä, joiden molempien täyttyessä tulee työntekijäilmoitus tehdä. 

1. Työmaalla työskentelee useampia yrityksiä yhtäaikaisesti tai välittömästi peräkkäin, niin että ne kuitenkin käsittävät yhden yhteisen työmaan. Esimerkiksi jos yritys X suorittaa kohteessa kattoremonttia, mutta on tilannut alihankkijan asentamaan kattoturvatuotteet. Tälläisessa tapauksessa on syntynyt yhteinen työmaa ja ilmoitusvelvollisuus täyttyy.
2. Urakoiden kokonaisarvoksi tulee arvonlisäverottomista hinnoista laskettuna yli 15 000 euroa.

Työntekijäilmoitusten tekeminen on päätoteuttajan vastuulla. Päätoteuttajaksi valitaan yleensä pääurakoitsijan edustaja, yksi henkilö joka vastaa työmaailmoitusten teosta. Mikäli työmaalle ei valita päätoteuttajaa, on vastuu näistä ilmoituksista silloin rakennuttajalla. 

Yhteisellä työmaalla olevien yritysten on sovittava pääurakoitsijan kanssa siitä, kuinka työntekijäilmoituksen tiedot päätoteuttajalle ilmoitetaan. On tärkeää muistaa, että ilmoituksessa on oltava merkinnät myös niistä henkilöistä, jotka työskentelevät työmaalla mutta eivät suorita varsinaista rakennustyötä, esimerkiksi toimiston henkilökunta sekä rakennussiivoojat. 

Vastuu ilmoituksen oikeellisuudesta on päätoteuttajalla. Tässä tarvitaankin huolellisuutta, että päävastuun kantavalla taholla on ajantasaiset tiedot oikeaan aikaan saatavilla yhteisellä työmaalla työskentelevistä henkilöistä.

Milloin ei ilmoiteta?

Ilmoittaa ei sen sijaan tarvitse työmaalla vierailevista henkilöistä tai kuljetusfirmojen edustajista jotka tuovat työmaalle tarvikkeita, vaikka se olisi säännöllistä. Ilmoitusvelvollisuus ei myöskään koske työmaan tarkastustehtävissä vierailevaa viranomaista. Jos työmaa sijaitsee rajaamattomalla alueella, ei tietysti tarvitse ilmoittaa muista kyseisellä alueella oleskelevista henkilöistä. 

Työntekijäilmoituksessa ei ole tarpeen mainita työmaalta poissaolleiden henkilöiden nimiä tai työmaalle vasta tulossa olevia, vain kyseisen kuukauden aikana työmaalla työskennelleet henkilöt. 

Työntekijäilmoituksen aikataulu

Työntekijäilmoitus tehdään kuukausittain. Ilmoituksessa ilmoitetaan kaikki kyseisen kuukauden aikana työmaalla työskennelleet henkilöt, riippumatta henkilön työsuhteen laadusta tai kestosta. Vaikka työskentelyaika olisi ollut työmaalla vain joitain tunteja, tulee hänet ilmoittaa verottajalle. Päivä- ja tunti-ilmoitukset tulee kirjata vain, mikäli tiedät ne tarkasti. Jos sinulla on saatavilla vain arvio esimerkiksi tehdyistä työtunneista, älä ilmoita sitä. Mikäli taas tieto on varma, tulee se kirjata ilmoitukseen. 

Ilmoituksien tekeminen alkaa, kun työt alkavat työmaalla. Työntekijäilmoituksessa on samanlainen aikasykli kuin urakkailmoituksessa, eli tiedot tulee ilmoittaa viimeistään ilmoitusta koskevaa kuukautta seuraavan kuukauden jälkeisen kuun alussa. Eli tammikuuta koskeva ilmoitus tulee olla tehtynä maaliskuun 5. päivään mennessä. 

Urakkailmoitus

Rakennustyön tilaajan on tehtävä jokaisesta tilaamastaan urakasta erillinen urakkailmoitus verottajalle, riippumatta siitä onko tilaaja työmaan varsinainen rakennuttaja, pääurakoitsija tai sivu- tai aliurakoitsija. Ilmoitus tulee tehdä kun yksittäinen urakkasopimus ylittää 15 000 euron (ilman alv:ta) rajan. Sopimuksen laskutusperuste voi olla joko tunti- tai sopimusperusteinen. Ja on tärkeää muistaa, että myös suullinen sopimus on yhtä pätevä kuin kirjallinen. 

Jos olet esimerkiksi pääurakoitsijana rakennustyömaalla ja olet tilannut rakentamispalvelua rakentamiseen liittyvään purkutyöhön, tulee sinun tehdä ilmoitus urakkasopimuksesta verottajalle, mikäli sopimuksen arvo on yli 15 000 euroa ilman arvonlisäveroa. 

Verottajan sivujen mukaan arvonlisäverolaissa määritelty rakennuspalvelu, jota siis tällä kyseisellä ilmoituksella valvotaan voi olla muun muassa talonrakennustyötä, eli uudisrakentamista, rakennustöiden valmistavat tai viimeistelevät työt, esimerkiksi rakennuspaikan valmistelu, rakennuksen purku tai rakennussiivous, rappaus, maalaus ja lasitustyöt. 

Rakentamispalveluksi luetaan myös LVI-, sähkö- ja putkityöt, hissin ja muiden kiinteästi rakennuksiin kuuluvien varusteiden asentaminen. Ilmoitusvelvollisuus koskee myös verkostojen rakentamista, olivat ne sitten kulkuyhteyksiin tarkoitettuja verkostoja, tai esimerkiksi tietoliikenteeseen, vesi-, viemäri-, kaasu- tai sähköverkostoon liittyviä rakennustöitä. 

Urakkailmoituksen aikataulu

Urakkasopimuksessa tulee ilmoittaa urakan sopijaosapuolet eli palvelun ostaja sekä antaja yrityksineen ja yksilöivällä tunnuksella, esimerkiksi henkilötunnus, suomalainen Y-tunnus tai arvonlisäverotunniste. Lisäksi ilmoitetaan sovittu urakkahinta, kumpi vastaa arvonlisäveron maksamisesta ja työmaata koskevat tiedot, muun muassa työmaan numero ja osoite. 

Yrityksen Y-tunnuksen vaihtuessa työmaan ollessa kesken, tehdään uusi ilmoitus uudella Y-tunnuksella ja mikäli vanhoihin ilmoituksiin pitää tehdä muutoksia, käytetään niissä vanhaa Y-tunnusta. 

Urakan keston ilmoittaminen voi olla suuntaa antava ja tarpeen mukaan sitten tarkennettavissa. Alkupäivämäärä on se päivämäärä, jolloin työt käynnistyvät ja loppupäivämäärä voi olla arvioitu. Kirjaa tarkka lopettamispäivämäärä sen kuukauden urakkailmoitukseen, jolloin kyseiseen päivämäärään on tullut varmuus. Tässä tapauksessa aiemmista ilmoituksista ei tarvitse täyttää korvaavaa ilmoitusta. 

Ensimmäinen urakkailmoitus on tehtävä työmaan käynnistyessä. Jos maksu on suoritettu ennakkoon, tulee ilmoitus tehdä kyseiseen maksukuukauteen kohdistaen. Ilmoitus tulee tehdä kuukausittain. Esimerkiksi tammikuuta koskevat urakkailmoitukset tulee ilmoittaa viimeistään maaliskuun viidenteen päivään mennessä. Viimein ilmoitus tehdään siltä kuukaudelta kuin viimeisen kerran palvelusta laskutetaan. 

Vuokratyövoima on yhtälailla urakkasopimuksen ilmoitusvelvollisuuden alaista toimintaa kuin esimerkiksi rakennustelineiden asentaminen tai aliurakoitsijan tekemät maalaustyöt. Tässä tapauksessa vuokratusta työvoimasta tulee tehdä myös työntekijäilmoitus. Nyrkkisääntönä toimii siis se, että urakkailmoitus tulee tehdä jokaisesta kuukaudesta, milloin tilatusta palvelusta myös sinun yritystäsi laskutetaan. 

Ilmoitusvelvollisuus ja takuu

Mikäli työn jälkeen huomataan jotakin kohteita, joita pitää vielä takuun puitteissa tulla korjaamaan tai tekemään uudelleen, ei tarvitse ilmoitusta tehdä jos koko sovitusta urakkasummasta on jo ehtinyt urakoitsija laskuttamaan. Mutta jos viimeinen lasku tulee vasta takuuajan umpeuduttua, tulee ilmoitus tietenkin tehdä.

Jos urakka on syystä tai toisesta työmaalla keskeytytynyt, ei ilmoitusvelvollisuuttakaan ole. Uusi ilmoitus tehdään kun työt taas jatkuvat, mutta keskeytyneestä ajasta ei verottajalle tarvitse ilmoitella mitään. 

Urakkailmoitus ja työntekijäilmoitus käytännössä

Ilmoittaa pitää aina, jos haluaa välttyä hankaluuksilta ja olla rehti oman alansa osaaja. Esimerkiksi Easoftin järjestelmän avulla helpotat työtäsi näiden velvollisuuksien hoitamisessa.

Urakan päätoteuttaja vastaa siitä, että verottaja saa oikea-aikaisen tiedon työmaalla työskentelevistä henkilöistä, olivat ne sitten hänen oman yrityksensä alaisuudessa olevia työntekijöitä tai toisten urakoitsijoiden palkkalistoilla. Jokainen yritys taas vastaa itse omista urakkasopimuksistaan ja niistä ilmoittamisesta. 

Esimerkiksi Ristolla on rakennusalan yritys, jolla on käynnissä suuren rivitaloyhtiön rakennustyömaa. Kiinteistöjen kattojen rakentamisesta vastaa kattoalan yritys, joka toimii työmaalla aliurakoitsijana. Tämän kattofirman työntekijöistä osa on vuokrattua työvoimaa. Riston vastuulla on siis tehdä työntekijäilmoitus kaikista työntekijöistä, joita työmaalla on: oman yrityksensä, aliurakoitsijan työntekijät sekä aliurakoitsijan palkkaamien vuokratyöntekijöiden tiedot. Lisäksi Risto tekee urakkailmoituksen oman yrityksensä sekä kattoyrityksen välisestä urakkasopimuksesta. Kattoyrityksen vastuulla on taas ilmoittaa verottajalle työvoimaa vuokranneen yrityksen kanssa tehdystä urakkasopimuksesta. 

(lähde: vero.fi)

The post Rakentamisilmoitukset; työntekijäilmoitus ja urakkailmoitus appeared first on Easoft Oy.

Työmaan dokumentointi (ja muunkin dokumentointi) voidaan jakaa kahteen osa-alueeseen, pakolliseen dokumentointiin (esimerkiksi työmaapäiväkirjat, lopputarkastuspöytäkirjat) ja vapaaehtoiseen dokumentointiin. Pakollisen dokumentoinnin vaatimukset voivat tulla esimerkiksi asiakkaalta, yhteistyökumppanilta tai laista. Tässä tekstissä pureudumme tarkastelemaan vapaaehtoista dokumentointia ja siitä saatavia hyötyjä.

Onko dokumentointi vain ajanhukkaa vai tehokas tapa hyödyntää käytettävissä olevaa työaikaa?

Vapaaehtoisen dokumentoinnin vaatimuksia:

• Helppoa, nopeaa ja vaivatonta, jotta se tulee olennaiseksi osaksi yrityksen arkea.
• Dokumenttien täyttämisestä tulee antaa yrityksessä selkeät ohjeet siihen, kuka täyttää, milloin ja missä tilanteissa. Kun vastuunjako dokumentoinnista on selvillä, tulee niitä myös täytettyä. Usein asia jää helposti hoitamatta, jos se ei ole kenenkään vastuulla. 
• Olisi hyvä, jos dokumentoinnin voisi hoitaa samassa ohjelmassa kuin muutkin yrityksen toiminnot

Työmaan dokumentointi vähentää yrityksen sisällä tapahtuvaa turhaa viestittelyä, mikä vie työaikaa. On aina muusta tekemisestä pois, jos tarpeettomasti useampi henkilö käyttää työaikansa saman asian selvittelyyn. Lisäksi tällä saadaan selkeytettyä prosesseja, kun jokainen tietää mitä tulee dokumentoida ja miten, ja mistä tehdyt dokumentit löytyy. Niinpä esimerkiksi toimiston työntekijä voi puhelimen soidessa katsoa työmaahan liittyviä tietoja dokumenteista, ilman että hän soittelee useaan eri paikkaan selvittääkseen tarvitun tiedon. 

Mitä on vapaaehtoinen työmaan dokumentointi?

Vapaaehtoinen dokumentointi tarkoittaa niiden asioiden taltioimista esimerkiksi kirjallisesti tai kuvina, joihin ei ole mitään laki- tai alakohtaista velvoitetta, vaan dokumentoinnin tarve on täysin yrityksen itse päätettävissä. 

Vapaaehtoista dokumentointia on esimerkiksi ennen ja jälkeen kuvien taltioiminen työkohteissa tai tiettyjen työvaiheiden raportoiminen kirjallisesti. Vapaaehtoista dokumentointia voi tehdä myös erinäisissä tarkastusvaiheissa. 

Esimerkiksi yritys tilaa huoneiston seinien tasoitus- ja maalaustyön aliurakoitsijalta ja kohteessa sovitaan jokin malliseinä, josta työn jälki käydään tarkastamassa ennen koko huoneiston pintakäsittelyn aloittamista. Malliseinän tarkastuksesta laaditaan kuvallinen dokumentti, mitä on tehty ja millä tavalla. Tämä dokumentti myös toimii kummankin yrityksen oikeusturvana, jos lopputuloksesta oltaisiin eri mieltä. Silloin on helppoa tarkistaa, mitä on sovittu tehtäväksi ja miten. 

Laatu korvaa määrän

Työmaan dokumentointi on hyvä ja hyödyllinen juttu, kun dokumentointi on kohdistettu oikeisiin asioihin. Silloin niistä saatava tieto tulee myös hyödynnetyksi. Jos dokumentteja laaditaan liikaa ja vääristä asioista, ei kenelläkään ole työaikaa käydä niitä läpi. Silloin dokumentoinnille voi tulla työtehtävänäkin huono maine, se pakollinen paha joka tehdään vähän “vasurilla sutaisten”. Mikä tuskin on kenenkään yrittäjän tarpeen mukaista. 

Kun dokumentoinnin suunnitteluun käytetään hetki aikaa, on lopputuloskin hyvä. Mitkä asiat ovat tarpeellisia dokumentoida ja miten, riittääkö pelkkä kuva ja päivämäärä vai tarvitseeko dokumentti enemmän selostusta. Riittääkö, että dokumentti liikkuu eri toimijoiden välillä sähköisesti vai onko esimerkiksi värityksen osalta huomioitava myös tulostustarve. Hyvä dokumentti on tärkeä yrityksen toiminnan ja kehittymisen kannalta ja se vastaa todettuun tarpeeseen. 

Kun dokumentin täyttäjä tietää miksi kyseisen asian dokumentointi on tarpeellista ja millaisen hyödyn yritys siitä saa, tulee dokumentit täytettyäkin huolellisesti. Ja lisäksi, kun dokumentointikohteet ovat huolellisesti pohdittu, on niistä saatavan tiedon hyödyntämiseen silloin myös resursoitu työaikaa. 

Työmaan dokumentointi sisäisen laadunvalvonnan välineenä

Vapaaehtoisella dokumentoinnilla voidaan suorittaa sisäistä laadunvalvontaa ja sitä myöten kehittää työskentelytapoja ja työn jälkeä.

Dokumentoinnin avulla pystytään valvomaan työskentelytapoja ja kiinnittämään huomiota toiminnan kehittämiseen. 

Dokumentointi on hyvä väline vaikkapa tehtyjen työvaiheiden tarkisteluun. Esimerkiksi yrityksessä otetaan käyttöön uusi toimintamalli johonkin tiettyyn työvaiheeseen, liittyen asennustapaan tai vaikka käytettäviin materiaalehin ja aineisiin. Tämä työvaihe kuuluu dokumentoitaviin asioihin, ja täytettyjen dokumenttien pohjalta työnjohto tai muu vastaava toimija pystyy tarkkailemaan uudistuksen käytäntöön viennin onnistumista. 

Tietynlainen dokumentointiprotokolla myös lisää työnjäljen tasalaatuisuutta. Tietyt asiat on siis dokumentoitava eli siten myös tehtävä, jotta voidaan laittaa vaikka kuvallinen dokumentti ennen ja jälkeen -työvaiheista. Etenkin  yrityksissä, joissa työntekijät ja työkohteet sijaitsevat laajalla alueella, saadaan dokumentoinnista apua siihen, että työnjälki on silti tasaista kun tietyt asiat tulee dokumentoiduksi työkohteen maantieteellisestä sijainnista tai työntekijästä riippumatta. Tästä pääsemmekin näppärästi siirtymään asiakaslupauksien lunastamiseen ja tyytyväisiin asiakkaisiin. 

Työmaan dokumentoinnin vaikutus asiakkuussuhteeseen

Kuten yllä kirjoitinkin vapaaehtoisesta dokumentoinnista on hyötyä myös asiakkaille ja tyytyväiset asiakkaat ovat juuri se ilmainen markkinointikanava, johon kannattaa panostaa. 

Tyytyväiset asiakkaat varmasti suosittelevat yritystäsi tuttavillesi tai vaikka internetin keskustelupalstoilla. Ja tiedätkin varmaan myös sen, että jos asiakas on pettynyt saatuun palveluun ja tuotteeseen, myös se ääni kaikuu kauas. Asiakkaista on siis pidettävä huoli. Tyytyväinen asiakas myös palaa varmasti palveluidesi pariin myös jatkossa, jos tarve tulee. 

Huolellinen dokumentointi esimerkiksi työvaiheista ja tehdyistä toimenpiteistä lisää luotettavuutta toimijaa kohtaan ja parantaa asiakastyytyväisyyttä, auttaa pitämään asiakaslupaukset. Kun lopputuloksen lisäksi käteen jää dokumentti tehdystä työstä, on varmasti suuremmat edellytykset saada tyytyväinen asiakas.

Esimerkiksi remontin jälkeen asiakas haluaa kiinnittää seinään hyllyn. Dokumentista hän voi tarkistaa vaikkapa sähköjohtojen sijainnit ja ottaa ne huomioon ennen kuin alkaa reikiä porailemaan. 

Viimeisenä vinkkaamme vielä, että asiakkaalle menevän dokumentin lopussa oiva paikka laittaa lisäarvoa tuottavaa infoa asiakkaalle, esimerkiksi jatkohoito-ohjeet, takuutiedot tai vaikka yrityksen  yhteystiedot reklamaatioita tai muita jatkokysymyksiä varten. Näin kaikki oleellinen tieto löytyy samasta paikasta.

The post Työmaan dokumentointi; helppo tapa erottautua appeared first on Easoft Oy.

Me panostamme Easoftilla erityisen paljon toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon. Eri yritykset tulevat Easoftille asiakkaiksi hyvin erilaisista lähtökohdista. Samanaikaisesti SaaS-palvelu (eli web-pohjainen palvelu, johon kirjaudutaan omilla tunnuksilla) mielletään usein sellaiseksi, että se otetaan nopeasti käyttöön ja korkeintaan katsotaan jokin ohjevideo ja tämän jälkeen opiskellaan ohjelma itse käyttöön. Me Easoftilla olemme saaneet hyvää palautetta siitä, että asiakasta ei jätetä yksin vaan olemme hioneet käyttöönottoprosessin sellaiseksi, että tulipa asiakas mistä järjestelmästä tahansa, me saamme ohjelman hyvin ja kokonaisvaltaisesti käyttöön.

Mielestämme käyttöönottovaihe on koko prosessin tärkein osa-alue ja siksi haluamme panostaa sen onnistumiseen. Myös asiakkaan on tärkeää tietää realistisesti millaisesta prosessista on kysymys ja mitä toimenpiteitä se asiakkaalta vaatii, että Easoft-toiminnanohjausjärjestelmä saadaan hyvin käyttöön ja vastaamaan asiakkaan omia tarpeita ja toiveita. 

Kerromme tässä tekstissä omien näkemyksiemme lisäksi kahden asiakkaamme kokemuksista, miten tehdään onnistunut toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto. Jaakko Lehtola, Tasoitetalo Oy ja Jari Mäkelä, Ilmajoen kattomestarit Oy kommentoivat meille omia kokemuksiaan käyttöönottoprosessista. Tasoitetalo työllistää noin 30 henkilöä ja Ilmajoen Kattomestarit 6 henkilöä. Tasoitetalo siirtyi Easoftiin toisesta toiminnanohjausjärjestelmästä ja Ilmajoen Kattomestareilla ei ollut mitään varsinaista järjestelmää aikaisemmin.

Kaikki alkaa aloituspalaverista

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto alkaa aina aloituspalaverista, jossa käyttöönottaja ja asiakas kohtaavat ensimmäisen kerran. Tätä ennen asiakas on jo mahdollisesti lähettänyt käyttöönottajan pyytämät ennakkotiedot käyttöönottajalle, joita ovat esimerkiksi ohjelmiston käyttäjien tiedot, tuoteluettelot, asiakasluettelot ja tarjouslaskennan tarpeet. Nämä asiat käydään joka tapauksessa tarkemmin läpi aloituspalaverissa.

Aloituspalaverissa määritellään suuntaviivat ohjelmistolle. Käyttöönottaja perehtyy asiakkaan liiketoimintaan ja tarpeisiin. Tämän tiedon perusteella päätetään mitä toimintoja ohjelmaan tarvitaan ja millaisia ratkaisuja Easoftiin rakennetaan. Yhdessä käydään läpi erilaiset vaihtoehdot, kuinka ne voidaan ohjelmistossa toteuttaa ja valitaan sopivin vaihtoehto. Tärkeää on, että sinulla on tarjota meille tieto yrityksesi toimintatavoista, tavoitteista ja toiveista, jotta me voimme tarjota sinulle niihin ratkaisun.

”Olin käyttöönottajan kanssa samalla aaltopituudella, joten pystyimme hyvin ymmärtämään toisiamme ja siten järjestelmää,  ja miettimään meille parasta ratkaisua.” – Jaakko Lehtola

Tämän palaverin pohjalta sitten ohjelmaa aletaan rakentamaan yksilöllisesti jokaisen yrityksen tarpeita vastaavaksi.

“Käyttöönottaminen vaati minulta muutaman illan aikaa keräillä tietoja, miettiä vähän mitä haluaa uudelta ohjelmalta ja minkälaisia valmiita tarjouspohjia haluan. Aikaa pitää vähän käyttää asiaan, mutta sen saa kyllä moninkertaisesti takaisin ohjelman myötä” – Jari Mäkelä

“Käyttöönottoa ennen meidän piti tarkastella omia prosesseja ja miettiä niitä uudesta näkökulmasta. Toiminnot Easoftissa olivat erilaiset, kuin meidän edellisessä toiminnanohjausjärjestelmässä. Ohjelman vaihtuessa piti miettiä, kuinka omat prosessimme tulevat myös muuttumaan. Kaikki tieto oli kuitenkin edellisessä ohjelmassa valmiiksi kerättynä, joten se ei työllistänyt meitä suuresti. Käyttöönottaja otti hyvin kopin meistä ja hoiti käyttöönoton todella mallikkaasti ja nopeasti. Jeesasi aina, kun tarve vaati” -Jaakko Lehtola

Koulutukset

Aloituspalaverin jälkeen käyttöönottaja rakentaa ohjelmiston sovittujen asioiden mukaan asiakkaalle sopivaksi. Varsinaisia koulututuspäiviä on yleensä 3 kappaletta. Ensimmäisessa koulutuspäivässä avainhenkilöiden kanssa käydään ohjelman käyttö läpi. Toinen koulutuspäivä pidetään parin viikon käytön jälkeen. Kolmas koulutuspäivä pidetään muutaman kuukauden jälkeen, jolloin katsotaan kaikki mahdollinen hyöty irti ohjelmasta. Tässä vaiheessa ohjelma on jo sen verran tuttu, että ohjelman käytössä voidaan hioa yksityiskohtia kuntoon.

“Käyttöönottaja kertoi aina ennen kuin palaveri loppui, että mikä seuraavalla tapaamisella on tavoite ja mitä olisi hyvä itse miettiä jo valmiiksi. Käyttöönottaja oli hyvin ammattitaitoinen sekä tunsi hyvin toimialan ja jos ei kaikista asioista ei ollut hänellä aivan varmuutta niin kysyi ja varmisti asian.” – Jari Mäkelä

Miten toiminnanohjausjärjestelmä on viety onnistuneesti käyttöön?

Käyttöönottaminen räätälöidään jokaiselle yritykselle loppu viimein yksilöllisesti, vaikka perusrunko on muodostunut satojen asiakaskeissien mukaan tietynlaiseksi. Yrityksen oma tahtotila kehittää omia prosessejaan ja halu helpottaa omaa liiketoimintaa on aina erittäin tärkeässä roolissa.

“Ensin käyttöönottokoulutus pidettiin esimiesten kesken, ja sen jälkeen työntekijöille. “Meillä kaikki työntekijät aloittivat ohjelmiston käytön samana päivänä. Koulutukset jaettiin niin, että ensin koulutettiin esimiehet ja toisena päivänä työntekijät. Mielestäni se oli hyvä ja selkeä juttu, ja esimiehenä helppo kun yhtenäinen toimintatapa kaikilla.” – Jaakko Lehtola

Käyttöönottoa on helppo myös palastella, jos yrityksen arjessa on paljon liikkuvia tekijöitä tai aika on kortilla. SIlloin voidaan lähteä liikkeelle niin, että otetaan ensin käyttöön muutamat simppelit toiminnot, jotka ovat yrityksen arjen kannalta tärkeimmät. Esimerkiksi laskutus, resursointi ja tuntikirjaukset. Kun ne ovat hallussa tai aika antaa paremmin myöten, opetellaan muutkin toiminnot ohjelmasta. 

“ Ensin otin Easoftin käyttöön itselle ja päivää myöhemmin yhdelle asentajista. Se kertoi kokemuksista muutaman päivän käytön jälkeen, jonka jälkeen otettiin käyttöön jokaiselle asentajalle.” – Jari Mäkelä

On tärkeää kuitenkin muistaa, että ohjelmisto tehdään juuri Teitä ja yrityksenne tarpeita vastaaviksi, joten niin myös koulutukset suunnitellaan juuri yrityksen tarpeita vastaaviksi. Meille Easoftilla käyttöönottokoulutusten suurin tavoite on saada ohjelmisto hyvin käyttöön asiakkaalle. Toivomme, että jokainen asiakas saisi suurimman mahdollisen hyödyn yrityksensä arkea helpottamaan, minkä vain voi Easoftista saada irti. 

Parhaimmillaan lopputuloksena on useita vuosia kestävä asiakkuus. Tässä muutama asiakastarina, jossa asiakkaat kertovat itse, miten ohjelman käyttö on sujunut käyttöönoton jälkeen: https://www.youtube.com/watch?v=x28eW1VXemk&t=3s

Asiakkaiden vinkkejä uusille Easoftin käyttäjille:

Kysyvä ei tieltä eksy -asenne. “Kaikkea on voinut kysyä, ja parempi onkin kysyä, miten jokin toimii tai voisiko joku asia onnistua meidän toivomalla tavalla, kuin jäädä itsekseen miettimään tai antaa asian olla. Käyttöönottajan kanssa meillä on ollut todella hyvä meininki ja kaikkeen on kyllä saanut apua ja mietitty parasta mahdollista ratkaisua.” – Jaakko Lehtola

“Tuotteiden tiedot kannattaa keräillä huolellisesti ja varata kunnolla aikaa miettiä mitä tarjouspohjia haluaa, ettei niitä itse tarvitse muutella jatkuvasti” – Jari Mäkelä

“Varmaa semmoinen yleispätevä vinkki, että kaikki data jota on omasta liiketoiminnasta: tiedostot, hinnastot ja tuotteisiin liittyvät tiedot on taltioitu hyvin -> käyttööotto sujuu helposti” – Jaakko Lehtola

Uuteen ohjelmistoon siirtyessä tai kun vaihdetaan toisesta ohjelmasta Easoftiin, on hyvä paikka pohtia omia prosesseja. Mitkä ovat toimineet ja mitä seikkoja tulisi tarkastella uudelleen kun rakennetaan esimerkiksi tarjouslaskentaa? Onko aiemmassa tarjouslaskennassa kaikki ok ja siirretäänkö laskenta vain Easoftiin vai uudistetaanko laskentaa samalla? Millaisia raportteja haluttaisiin seurata jne. Easoftin tarkoituksena ei ole tarjota pelkkää ohjelmaa; haluamme olla parantamassa asiakkaidemme liiketoimintaa! Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on mahdollisuus isoon kehitysharppaukseen.

The post Miten Easoftilla hoidetaan toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto? appeared first on Easoft Oy.

Rajapinnat mahdollistavat yritykselle yhden kokonaisuuden, jolla voi hallita kaikkea!

Easoftilla on useita rajapintoja myyntilaskujen lähettämiseen taloushallintajärjestelmään, ostolaskujen tuomiseen tilauksien alle sekä esimerkiksi palkka-aineiston lähettämiseen.

Me Easoftilla haluamme olla parhaita kehittämään asiakasyritystemme prosesseja ja hallitsemaan toimitusprosessia aina ensimmäisestä tarjouksesta siihen, että projekti on valmis ja laskutettu ja kaikkea mitä tapahtuu näiden välissä. On kuitenkin myös sellaisia osa-alueita, mihin emme halua keskittyä. Erilaiset integraatiot = rajapinnat toisten järjestelmien kanssa mahdollistavat sen, että voimme yhdessä kumppaneidemme kanssa tarjota markkinoiden parhaan kokonaisuuden, eli olla parhaita kaikessa, mitä asiakas tarvitsee ohjelmistoasioissa!

Seuraavassa on lyhyt kuvaus kaikista Easoftin rajapinnoista.

Easoftista on mahdollisuus lähettää myyntilaskut suoraan asiakkaalle joko postilla tai sähköpostilla, mutta usein asiakkaalla on käytössään jokin taloushallintojärjestelmä, jossa kirjanpito joka tapauksessa hoidetaan. Tällöin lasku muodostetaan Easoftissa ja se lähetetään rajapinnan yli asiakkaan taloushallinto-ohjelmaan. Parhaassa tapauksessa lasku lähtee samalla painalluksella loppuasiakkaalle eikä taloushallinto-ohjelmaan tarvitse erikseen kirjautua laskua lähettämään.

Myyntilaskujen automaattisiirto Easoftista taloushallintoon:

• Talenom (https://www.talenom.fi/integroitavuus/kumppanuusratkaisut/)
• Ropo Capital (https://www.ropocapital.fi/fi/palvelut/)
• Procountor (https://finago.com/fi/tuotteet/procountor/integraatiot-api/)
• Fortnox (https://www.fortnox.se/koppling/easoft/)
• Fennoa (www.fennoa.com)
• Heeros Venda (https://www.heeros.com/tuotteet/venda-laskutusohjelma/)
• Maventa (https://maventa.fi/kayttoonotto/easoft/)
• Visma Netvisor (https://marketplace.netvisor.fi/integraatiot/easoft/)
• Visma Fivaldi (https://www.visma.fi/visma-fivaldi/)
• Visma Nova (https://www.visma.fi/nova/)

Ostolaskurajapinta taas tarkoittaa yleensä sitä, että Easoftiin tuodaan ostolaskuja, jotka halutaan sitten kohdistaa myyntitilaukselle kahdesta syystä:

1. Ostolaskujen rivit halutaan muodostaa kuluriveiksi tilauksien alle, jotta katelaskelma täsmää myös ostojen osalta
2. Ostolaskujen rivit halutaan edelleenlaskuttaa loppuasiakkaalta. Jos on esimerkiksi myyty ”tuntityö + materiaalit”-tyyppinen työ, niin yleensä kaikki tarvikkeet edelleenlaskutetaan x% katteella ja tällöin laskurivejä ei tarvitse naputella käsin vaan voidaan määritellä kate ja laskurivit siirtyvät automaattisesti myyntilaskuille.

Ostolaskuintegraatiot (ostolaskujen nouto Easoftiin):

• Maventa (www.maventa.fi)
• Talenom (https://www.talenom.fi/integroitavuus/kumppanuusratkaisut/)

Palkkarajapinnan ansiosta palkka-aineistot voidaan muodostaa Easoftissa ja ne kelpaavat sellaisenaan palkanlaskentaohjelmaan maksatusta varten.

Palkka-aineiston muodostus

• Mepco (https://mepco.fi/palkanlaskentaohjelma/)
• Tikon (https://tikon.finago.com/hc/fi/sections/360000275057-PALKAT)
• Procountor (https://procountor.finago.com/hc/fi/categories/360000065538-Palkat-)

Muut integraatiot

Easoftista voit lähettää suoraan tilauksen valmistuttua esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyn ZEFin järjestelmän avulla. LVISNet mahdollistaa tukkureiden hinnastojen reaaliaikaisen käytön ja tilausvahvistuksen tuomisen kännykällä tilauksille kulujen kirjausta ja edelleenlaskutusta varten. Vai haluatko kenties lähettää paketin Easoftilla vaikka Kaliforniaan? Onnistuu Unifaun-rajapinnan avulla!

• ZEF asiakastyytyväisyyskysely Easoftista suoraan loppuasiakkaalle (https://www.zef.fi/fi/)
• Maventa myyntireskontratietojen hakeminen Maventa -> Easoft (https://maventa.fi)
• LVISNet – tilausvahvistukset + ostohinnastot tukkureilta Easoftiin LVISNetin kautta (https://www.lvisnet.fi/tilaa-liittyma/)
• Talenom palkka-aineiston siirto Easoftista Talenomiin (https://www.talenom.fi/integroitavuus/kumppanuusratkaisut/)
• Unifaun – kuljetustilaukset Easoftilla (https://www.unifaun.com/fi/integraatiot/easoft/)

The post Rajapinnat – Yksin ei tarvitse olla kaikessa paras appeared first on Easoft Oy.

Easoft Group laajentaa palveluvalikoimaansa ostamalla osake-enemmistön KodinProsta

Yrityskauppa astuu voimaan ke 14.4.2021. Kauppahintaa ei julkaista.

KodinPro^® (www.kodinpro.fi) on verkkosovellus, joka yhdistää kuluttajan ja yrityksen.

Monelle on varmaan tullut vastaan sellainen tilanne, että pitäisi asentaa astianpesukone, tilata nuohous tai teettää isompi tai pienempi remonttihomma, mutta sopivaa tekijää ei tahdo löytyä halutulle ajankohdalle?

KodinPron avulla kuluttaja löytää lähellä sijaitsevat yritykset, jotka ovat vapaana ja tarjoavat hänen tarvitsemaansa palvelua. Kalenteritoiminnon ansiosta kuluttaja voi tilata esimerkiksi kännykkäsovelluksen kautta tekijän haluamalleen ajankohdalle. Jos kuluttaja haluaa ensin tarjouksen, hän voi käyttää KodinProta myös tarjouspyynnön lähettämiseen. KodinPro^® toimii puhelimessa sovelluksena tai suoraan verkkoselaimella. Palvelu on kuluttajille ilmainen.

Mitä yritys sitten hyötyy?

Lyhyesti sanottuna palvelu on yritykselle asiakashankintakanava sekä markkinointikanava. Yritys saa suoraan tarjouspyyntöjä ja tilauksia KodinProhon. Yritys voi valita, mitkä ajankohdat avaa palveluun, jotta tilaukset tulevat sopiviin rakoihin, joihin töitä voidaan ottaa. Easoftin asiakkaat saavat KodinPro^®-tilaukset suoraan Easoft-järjestelmään ja he voivat halutessaan kuitata tilauksen vastaanotetuksi suoraan Easoftista esimerkiksi sähköpostilla. Kuluttaja-asiakas saa nopeinta mahdollista palvelua eikä yrityksellä mene resursseja tietojen siirtämiseen käsin. KodinPro^® sopii hyvin myös kevytyrittäjille.

“Easoft Group tarjoaa meille juuri sen, mitä olemme etsineet eli luotettavan, toimivan ja kokonaisuutta katsovan yhteistyön. Nyt pystymme viemään KodinPro^® -palvelun markkinoinnillisesti ja tuotekehityksen näkökulmasta aivan eri tasolle. Palvelun helppous ja nopeus on se, minkä haluamme tilaajien ja tekijöiden ulottuville KodinPron avulla. Sovelluksen avulla yhteydenotto on todella helppoa ja nopeaa. Näin hyötyvät sekä tilaajat että yritykset ja arki sujuu jatkossa helpommin.” 

Jari Parviainen, Kodinpro

“KodinPro® tuo tärkeän palasen meidän asiakkaillemme asiakashankinnan ja markkinoinnin tueksi. Kuluttajat ovat jo tottuneet tilaamaan lähes kaiken verkosta ja myös remonttipalvelut ja pientyöt tullaan tulevaisuudessa tilaamaan suoraan verkosta. Tämä on Easoft Groupille tärkeä strateginen askel, jotta voimme palvella asiakkaitamme jatkossa entistäkin paremmin.”

Jukka Vasalampi, Easoft Group

Easoft Group

Easoft Group tarjoaa rakennus- ja saneerausalan yrityksille pilvipohjaisen toiminnanohjausratkaisun (Easoft ERP) sekä mobiilidokumentointisovelluksen (Easoft Docs). Asiakasyritykset pystyvät hoitamaan ohjelmistolla esimerkiksi tarjouslaskennan, työmaiden aikataulutuksen, työmaiden hallinnan, työajanseurannan, työvaiheiden dokumentointiin ja raportoinnin, katelaskennan sekä laskutuksen. Easoft Groupilla on yli 400 asiakasta Suomessa ja Ruotsissa.

Lisätietoja

Jukka Vasalampi

Easoft Group, CEO
045 877 6730

Jari Parviainen 

KodinPro, CEO
045 310 7955

The post Jatkossa Easoft tarjoaa asiakkailleen toiminnan­ohjaus­järjestelmän sekä asiakkaat – samassa palvelussa appeared first on Easoft Oy.

LVISNet on pitkään odotettu lisäintegraatio Easoftiin. Integraatio mahdollistaa reaaliaikaiset tukkureiden hinnastot alennustiedostoineen Easoftissa.

 

Lisäksi kun Easoft-käyttäjä menee hakemaan tukusta tavaraa (esim. Onninen, Ahlsell, SLO ja Rexel) asiakasprojektiin liittyen, tilausvahvistukset saadaan reaaliaikaisesti Easoft-tilausten alle reaaliaikaisesti.

Mitä hyötyä tästä on?

 

LVISNet mahdollistaa ainakin seuraavat kolme asiaa:

 

1. Reaaliaikainen tarvikekulujen seuranta asiakasprojektilla
2. Tilausvahvistusten kautta lisättyjen tuotteiden edelleenlaskutus asiakkaalta. Oikea kateprosentti tulee automaattisesti tuoteriveille
3. Tukkuhinnastot ovat hyödynnettävissä tarjouslaskennassa ja suunniteltaessa uutta projektia

Miten LVISNet sitten toimii?

• Työntekijä noutaa tukusta, esimerkiksi Onniselta sähkötarvikkeita asiakasprojektille 123
• Työntekijä ilmoittaa asiakasnumeron ja tukku lähettää välittömästi tilausvahvistuksen LVISNetin avulla suoraan Easoftiin
• Työntekijä voi esimerkiksi kännykällä käydä valitsemassa siirretäänkö vain osa vai kaikki tilausvahvistuksen rivit asiakasprojektille 123
• Kohdistetut rivit siirtyvät reaaliaikaisesti tilauksen ostokuluihin
• Kohdistetut rivit ovat heti edelleenlaskutettavissa asiakkaalta
  • Easoftiin on määritelty ennakkoon, millä kateprosentilla (vai kenties tukun OVH-hinnalla) tuotteet laskutetaan loppuasiakkaalta

Tukkuhinnastot ovat Easoftissa käytettävissä tarjouslaskennassa ja ne päivittyvät joka päivä, jos toimittajatukun OVH-hinnat muuttuvat.

 

Ketkä hyötyvät LVISNetistä eniten?

Erityisesti LVI- ja sähkötöitä tekevät yritykset ovat odottaneet pitkään, että pääsisivät käyttämään tukkuhinnastoja Easoftista. Aikaisemmin on pitänyt päivittää hinnastot manuaalisesti, mutta LVISNet mahdollistaa nyt sen, että hinnastot päivittyvät käytännössä reaaliajassa. Integraatio hyödyttää myös muita remonttiyrityksiä, jotka noutavat tukusta tavaraa ja haluavat esimerkiksi laskea tarjoukset hyödyntäen tukkujen tuoterekisteriä ja tuotekoodeja.

Alla on näytetty kuvakaappausten avulla, miten tilausvahvistuksen tuotteiden lisääminen tapahtuu Easoftissa

 

Tämä on asentajan näkymä kun hän avaa työkohteensa tiedot

Asentaja valitsee ne rivit, jotka hän haluaa siirtää asiakasprojektille ja merkkaa tilausvahvistuksen käsitellyksi.

Miten LVISNetin saa käyttöön?

Jos asiakkaalla on jo Easoft käytössä, saamme LVISNetin käyttöön luomalla integraatioasetukset ja tilaamalla LVISNet-tunnukset, jotka syötetään Easoftiin. Tällöin saadaan tilattua asiakkaan haluamat tuoteryhmät Easoftiin ja ne päivittyvät OVH-hintoineen. Lisäksi tarvitsemme asiakkaan alennustiedoston, jotta voimme päivittää asiakkaan alennukset ja sitä kautta myyntihinnat.

 

Tilausvahvistusten käyttöönotto onnistuu avaamalla Easoftin päästä integraatio ja ilmoittamalla tukulle, että halutaan tilausvahvistukset (eli EDI-sanomat) käyttöön.

 

Mikäli asiakas on vasta ottamasta Easoftia käyttöön, hoituu LVISNetin avaaminen käyttöönoton yhteydessä hyvin vaivattomasti.

 

Mikäli haluat lisätietoja Easoftista tai tässä artikkelissa esitellystä ohjelmasta, ota rohkeasti meihin yhteyttä tai lataa alla mainittu opas!

 

The post LVISNet tuo tukkuhinnastot suoraan Easoftiin appeared first on Easoft Oy.

Hyvä toiminnanohjausjärjestelmä maksaa itsensä takaisin alle vuodessa, miten tämä on mahdollista?

”Remonttialan toiminnanohjausjärjestelmä on meille liian kallis, ei meillä ole varaa investoida sellaiseen”. Tällaisen lauseen saattaa kuulla yrittäjän tai toimitusjohtajan suusta. Kerron tässä, miksi tämä väite ei yleensä pidä paikkansa.

Oletetaan, että meillä olisi remonttialan yritys, jonka liikevaihto on 1,2M€/vuosi. Heillä on 3 myyjää, 10 asentajaa, toimitusjohtaja, työnjohtaja sekä sihteeri.

• Yrityksen toimitusjohtajalla menee myyntilaskujen tekemiseen aikaa joka viikon perjantai 3 tuntia
• Sihteerillä menee tuntilappujen kautta tapahtuvaan työtuntien koostamiseen + palkka-aineiston muodostamiseen 2*4h kuukaudessa
• Myyjillä menee tarjouksen tekemiseen 30min/tarjous, tarjouksia tehdään 5 kpl/viikossa
• Työmaiden katekohtaista seurantaa ei ole
• Työmailla tulee välillä sovittuja lisätöitä, jotka tehdään. Näiden laskuttamiseen ja laskutusperusteiden selvittelyyn menee 4h/kk. Lisäksi 25% lisätöistä jää laskuttamatta. Lisätöitä tulee keskimäärin 4h/vko

Kun remonttialan toiminnanohjausjärjestelmä on otettu käyttöön, päästään seuraavaan lopputulokseen (esimerkki):

• Jatkossa myyntilaskut tulee automaattisesti tarjouslaskennan asiakastietojen ja hinnoittelun perusteella, tähän menee aikaa 30min/vko
• Palkka-aineisto muodostuu automaattisesti sähköisen tuntikirjauksen ansiosta, joten tuntilappujen koostamiseen ja palkka-aineiston muodostamiseen menee aikaa enää 2*30min/kk
• Myyjillä menee tarjouksen tekemiseen enää 5min/tarjous
• Kateseurannan avulla jätetään pois kannattamattomia kohteita tai korjataan syyt ja saadaan kohteista kannattavampia
• Lisätyöt tulee kaikki laskutettua. Niiden selvittelyyn ei mene enää aikaa ja kaikki lisätyöt tulee automaattisesti laskulle

Vuodessa:

• Sihteerin aikaa säästyy 84h (1638€)*
• Toimitusjohtajan aikaa säästyy 130h (5850€)*
• Myyjien aikaa säästyy yhteensä 325h (40625€:lla kauppaa lisää)*
• Lisätöiden laskuttamisesta säästyy aikaa 48h (936€)*, lisäksi liikevaihto kasvaa (puhdasta katetta) 3120€ kun kaikki tulee laskutettua

Yhteensä säästyy rahaa + tulee lisälaskutusta ilman kuluja 11274€, lisäksi kauppaa on saatu samalla työmäärällä 40 625€:lla lisää.

Keskimäärin Easoft toiminnanohjausjärjestelmän kustannus 1. vuoden osalta on 6440€ ja 2. vuoden osalta 4440€. Yritys säästää jo ensimmäisenä vuonna lähes 5000€ toiminnanohjausjärjestelmän avulla. Lisäksi yrityksen liiketoiminta on parammin hallinnassa, paremman raportoinnin/dokumentoinnin sekä hallinnan kautta asiakas- ja työntekijätyytyväisyys kasvavat. Lisäksi toimintaa pystytään kehittämään edelleen. Näiden hyöty on todennäköisesti vielä suurempi kuin saavutetut kustannussäästöt.

*Oletetaan, että sihteerin palkka on 13€/h ja sivukulukerroin on 1,5. Myyjät tekevät keskimäärin 20 000€:lla kauppaa kuukaudessa eli 1000€/päivä (8h). Toimitusjohtajan työ olisi arvokkaampaa monessakin paikassa muualla, mutta ajatellaan maltillisesti, että hänen turha aikaa ”maksaa” 45€/h (sen verran hän loisi arvoa muualla).

Katso tästä video, mitä Easoftin asiakkaat sanovat toiminnanohjausjärjestelmän hyödyistä TÄSTÄ!

The post Remonttialan toiminnanohjausjärjestelmä kannattaa appeared first on Easoft Oy.

Rakentamisilmoitus, työntekijäilmoitus vai urakkailmoitus?

Ilmoitusvelvollisuus on kirjattu lakiin jo vuonna 2014 koskien rakennustyömaita. Kotitalouden ollessa tilaajana, pitää tehdä rakentamisilmoitus ja urakoitsijoiden pitää ilmoittaa työntekijä- ja urakkatietoja kuukausittain. Tällainen ilmoittelu voi tuntua työläältä, byrokraattiselta ja jopa mahdottomalta, mutta ilmoitusvelvollisuus on hyvin selkeästi määritelty eikä ilmoitusten tekemiseen mene oikeilla työkaluilla paljoa aikaa.

Tässä artikkelissa kerron, ketä ja mitä ilmoitusvelvollisuus koskee ja ennen kaikkea miten ilmoitusten tekemisestä selviää mahdollisimman helposti ja nopeasti.

Missä tapauksissa ilmoitusvelvollisuus on voimassa? Kenen pitää ilmoittaa?

Urakkailmoitus:

• Kun yksittäinen urakkasopimus ylittää 15 000:n (ilman alv) rajan, tilaajan velvollisuus on toimittaa urakkatiedot verottajalle (=urakkailmoitus). Koko summan ei tarvitse olla rakentamispalvelua, vaan ilmoitusvelvollisuuden kannalta riittää, että edes osittain tämä sopimus koskee rakentamista.
• Sopimus voi koskea tuntiperusteista työta, kiinteähintaista urakkaa tai voi sisältää sekä työtä että tarvikkeita
• Rakentamispalveluksi luetaan myös LVI-, sähkö- ja putkityöt
• Ilmoituksen tekee aina työn tilaaja omalta osaltaan: pääurakoitsija, aliurakoitsija, taloyhtiö, julkisoikeudellinen yhtiö tai yksityinen elinkeinonharjoittaja
• Urakkasopimuksessa tulee ilmoittaa mm. seuraavat tiedot:
  1. urakan sopijaosapuolet eli palvelun ostaja sekä tarjoaja yrityksineen ja yksilöivällä tunnuksella. Esimerkiksi henkilötunnus, suomalainen Y-tunnus tai arvonlisäverotunniste.
  2. Sovittu urakkahinta
  3. Työmaan kesto
  4. Kumpi vastaa arvonlisäveron maksamisesta
  5. Työmaata koskevat muut tiedot, muun muassa työmaan numero ja osoite. 

Työntekijäilmoitus:

• Ilmoitusvelvollisuus työntekijäilmoitusta koskien astuu voimaan kun kyseessä on yhteinen rakennustyömaa eli työmaalla työskentelee joko samaan aikaan tai peräkkäin useita yrityksiä. Lisäksi urakoiden kokonaisarvo ylittää 15 000 euroa ilman arvonlisäveroa laskettuna
• Esimerkki: Yritys A maalaa asiakkaansa taloa ja urakkasumma on 16 000€ + alv. Yllättäen tulee tieto, että työmaalle pitää tilata toisesta yrityksestä B sähkömies korjaamaan irronnut valaisin. Työmaasta syntyy yhteinen työmaa siitä hetkestä alkaen kun on tieto sähkömiehen tarpeesta. Tästä hetkestä eteenpäin kaikki työmaan työntekijätiedot (sekä yrityksen A että B työntekijöistä) pitää ilmoittaa verottajalle
• Ilmoituksen tekee aina päätoteuttaja. Jos päätoteuttajaa ei olla nimetty, ilmoitusvelvollinen on rakennuttaja. Esimerkiksi taloyhtiön teettäessä putkiremontin hän voi urakkaneuvotteluissa nimetä putkiremontin suorittavan yhtiön päätoteuttajaksi. Jos näin ei toimita, on taloyhtiö velvollinen vastaamaan työntekijäilmoituksesta rakennuttajana, jos kyseessä on yhteinen työmaa
• Työntekijäilmoituksessa pitää ilmoittaa seuraavat tiedot:
  1. tiedonantovelvollisen yhteystiedot
  2. työmaan tiedot
  3. työnantajan ja tämän yhteyshenkilön tiedot
  4. vuokratyön teettäjän tiedot, jos kyseessä on vuokratyö
  5. työntekijän tunnistetiedot
  6. työntekijän työsuhteen laatu

Ilmoitusaikataulut koskien ilmoitusvelvollisuutta

Urakkailmoitus:

• Ensimmäinen ilmoitus tulee tehdä urakan käynnistyessä ja tämän jälkeen kuukausittain
• Jos on tullut ennakkomaksuja, niin ensimmäinen ilmoitus kohdistetaan ensimmäisen maksun kuukauteen
• Viimeinen ilmoitus tehdään kun viimeinen lasku ko. urakkaan liittyen lähetetään
• Ilmoitusvelvollisuus koskee yhtälailla vuokratyövoimaa

Työntekijäilmoitus:

• Työntekijäilmoituksia pitää alkaa toimittamaan kun työt alkavat (tai kun työt jatkuvat työmaan muuttuessa ennakkotiedosta poiketen yhteiseksi työmaaksi)
• Ilmoitukset kuukausittain, kohdekuukauden ja ilmoituksen välissä saa olla 1kk. Eli esimerkiksi tammikuuta koskeva ilmoitus pitää olla toimitettuna maaliskuun 5. päivä

Miten tämän ilmoitusvelvollisuuden vaativat toimet muka saa tehtyä helposti?

Turhauttavintahan on, jos tietoja ei ole valmiina tai jos tiedot ovat väärässä muodossa (=paperilla tai Whatsappissa). Tai jos tietoja pitää alkaa kyselemään siinä vaiheessa kun ilmoitus pitäisi jo tehdä ja lähettää. Tällöinhän soppa on valmis ja voidaan unohtaa stressitön kuunvaihde.

Jos sinulla taas on tiedot oikeassa muodossa jo valmiiksi, kyse on lähinnä tarkistuksesta ja eteenpäin lähettämisestä. Kerronpa tässä, miten se tapahtuu, jos käytössä on nykyaikainen rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP:

• Työntekijät kirjaavat työtunnit oikeille työkohteille päivittäin kännykällään
  • omat työntekijät omilla tunnuksilla
  • aliurakoitsijoiden työntekijät ja vuokratyöntekijät tekstiviestilinkin kautta läsnäolokuittauksena
• Kaikki tilaukset ovat samassa järjestelmässä, jolloin urakoiden perustiedot ovat jo valmiina
• Aliurakoitsijoiden tiedot on kirjattu toimittajarekisteriin, jolloin niiden tiedotkin tulevat automaattisesti ilmoituspohjaan
• Tällöin ERPistä saadaan ajettua tarkistusten ja mahdollisten lisäysten jälkeen sekä työntekijäilmoitus että urakkailmoitus yhdellä napinpainalluksella ja se on valmis lähetettäväksi!

Tässä esimerkki aliurakoitsijan tietojen ja työntekijätietojen tarkistusnäkymästä Easoftissa

Kannattaa lukea asiasta toinenkin, hieman yksityiskohtaisempi artikkeli täältä.

Jos haluat lisätietoja meistä, ota rohkeasti yhteyttä kirjoittajaan. Tiedot löydät alta. Voit myös ladata suositun oppaamme toiminnanohjausjärjestelmän valintaan täältä.

Joona Suomala
045 8776 732
joona.suomala@easoft.fi
www.linkedin.com/in/joona-suomala

The post Ilmoitusvelvollisuus verottajalle: Miten se nyt menikään? appeared first on Easoft Oy.

The post Google Ads -laskeutumissivu 2021-07 appeared first on Easoft Oy.

Työajanseuranta on tietyillä aloilla kuten rakentamisessa, remontoinnissa, urakoinnissa ja ylipäänsä kaikenlaisessa asennusliiketoiminnassa, välttämätöntä useasta eri syystä:

1. Useasti näillä aloilla työntekijät ovat tuntipalkkalaisia, joten työajanseuranta – sovellus on helppo tapa ilmoittaa ja seurata palkanmaksun perusteena olevia tunteja
2. Lisäksi ylitöiden ja mahdollisten työntekijälle maksettavien urakoiden käsittely vie paljon aikaa, jos ne tehdään manuaalisesti. Huolehdi, että työajanseuranta – sovelluksessa löytyy ominaisuudet ylitöiden ja urakoiden käsittelyyn
3. Tuntiperusteisten töiden laskutus; jos yrityksesi tekee paljon tuntilaskutettavia töitä, helpottaa työajanseuranta huomattavasti näiden laskuttamista. Työajanseuranta – sovelluksessa olisi hyvä olla mahdollisuus saada laskutettavat tuntityöt suoraan tuntikirjauksesta laskulle.
4. Kuluseuranta; hyvin usein työntekijäkustannukset ovat projektien suurin kuluerä. Jos näitä kuluja ei saada automaattisesti kohdistumaan oikeille tilauksille vaan kohdistaminen pitää tehdä manuaalisesti, jää kohdekohtainen kateseuranta helposti tekemättä tai sen tekeminen vie runsaasti aikaa eli se on kallista
5. Yleinen työaikalaki velvoittaa siihen, että tehdyistä työtunneista pitää löytyä merkinnät ja tarvittaessa pitää jälkeenpäin työnantajalla pystyä näyttämään työntekijän palkanmaksun perusteena olevat tunnit (https://www.tyosuojelu.fi/tyosuhde/tyoaika).
6. Työaikalaissa olevien velvotteiden löytyminen on yksi selkeä vaatimus, kun vertaillaan erilaisia työajanseuranta sovelluksia. Esimerkiksi jos on käytössä työajanliukuma, sovelluksesta on syytä löytyä esimerkiksi automaattinen työaikapankin laskenta.

Näillä aloilla työajanseurantaa tehdään lähes kaikissa yrityksissä. Osa tekee seurantaa vielä paperilapuille, jotka sitten toimitetaan työnantajalle. Isolla osalla on jo käytössään joku sovellus työajanseurantaan. Viimeisessä kappaleessa lisää siitä, miten koronavirus on vaikuttanut työajanseurantaan.

Mikä on hyvä työajanseuranta-sovellus?

Alla listattuna vaatimukset hyvälle työajanseuranta – sovellukselle

1. Helppokäyttöisyys on kaiken A ja O. Käytännössä työntekijät joutuvat tekemään kirjaukset usein työmaalla mahdollisesti likaisessa ympäristössä, ulkona pakkasessa jne. Jos kirjauksen tekeminen on vaikeaa, se tehdään viiveellä ulkomuistista tai se jää jopa kokonaan tekemättä.
2. Kuten jo aikaisemmin tuli ilmi, työajanseuranta – sovelluksesta on hyvä löytyä työaikalain vaatimat jutut, kuten vaikka automaattinen työaikapankki
3. Lisäksi huomaa selvittää esimerkiksi seuraavia ominaisuuksia: automaattinen ylitöiden laskenta, ilta- ja yövuorolisien laskenta, päivärahojen ja kilometrien ilmoittamismahdollisuus tuntien ilmoittamisen yhteydessä
4. Mahdollisuus työtuntien ilmoittamiseen joko kirjauksella eli niin, että ilmoitetaan aloitus ja lopetus aika. Tai niin sanotusti leimauksella, jolloin nappia painamalla työskentely aloitetaan, jolloin aika lähtee juoksemaan ja nappia painamalla se sitten lopetetaan.
5. Työntekijä-ja urakkailmoitusten tekeminen verottajalle pitää onnistua järjestelmän kautta, mikäli toimit pääurakoitsijana
6. Näiden perusominaisuuksien lisäksi yritykselläsi voi olla erilaisia tarpeita, joten muista käydä ne läpi kun sovellusta valikoitte

Kokonaan oma juttunsa on se, että työajanseurannasta saadaan valtavasti lisää hyötyä, jos samasta sovelluksesta löytyy ominaisuudet muuhunkin projektien ja tilauksien hallintaan (tai jos työajanseuranta sovelluksesta on integraatio johonkin projektinhallinta järjestelmään).

Keskeisimmät hyödyt, jos työajanseuranta ja muu projektinhallinta on samassa järjestelmässä:

• Projekti/tilauskohtainen kateseuranta helppoa ja automaattista
• Tuntitöiden laskutus helppoa ja automaattista
• Työmaiden resursointi ja kalenterointi helpompaa
• Voidaan halutessa seurata ennustettuja ja toteutuneita asennusaikoja

Näkökulmia työajanseurantaan isommassa kuvassa

Onko työajanseuranta hyödyllistä ja kenelle? Tarvitaanko sitä edes? Tällaisia kysymyksiä tulee vastaan työajoista keskustellessa ja työajanseurannan tarpeellisuutta (varsinkin tietyillä aloilla) kyseenalaistetaan aika paljonkin. Työnteko on nykyään yhä monimuotoisempaa eikä työ välttämättä ole enää sidottu tiettyyn paikkaan tai aikaan. Työntekijällä on yhä enemmän mahdollisuuksia vaikuttaa oman työskentelyynsä. Työ voi pitää sisällään luovuutta vaativaa ajatustyötä, jolloin työn ja vapaa-ajan raja on häilyvä. Mikä siis lasketaan työaikaan ja mikä ei.

Usein ajatellaan, että nykyisessä länsimaalaisessa ympäristössä kasvaneen ihmisen johtamiseen ei tepsi vanhanaikaiset autoritääriset johtamismallit kuten työajanseuranta. Lähtökohtaisesti ei kai olekaan tarkoituksenmukaista seurata työaikoja eikä erilaisia työtapoja, vaan työn tuloksia.

Päiväpulkka tehtyjen työpäivien laskuvälineenä ja palkanmaksun perusteena ei enää taivu nykyiseen, varsin monimuotoisen ja liikkuvan työn kirjausmenetelmäksi. Työnantajatkin haluavat tuntikirjauksella saada muutakin informaatiota kun puupalikkaan kaiverretun viivan merkkinä tehdystä työpäivästä.

Nykyään kun “päivä on pulkassa”, tarvitaan moderneja sähköisiä järjestelmiä siitä raportoimiseen. Sähköinen työajanseuranta lisäksi vähentää manuaalista työtä, kun tehdyt työtunnit ovat valmiiksi syötettynä ohjelmistoon, eikä enää viedä jonkun muun henkilön työaikaa kun työtunnit syötetään uudelleen kirjanpito-ohjelmaan.

Työajanseuranta; hyödyt työnantajalle

Työajanseuranta mahdollistaa yrityksen kehittymisen ja tuo merkittäviä taloudellisia säästöjä, kun työajanseurannasta saatua dataa voidaan hyödyntää resursoinnissa ja toiminnan kehittämisessä. Kun nähdään kuinka paljon työaikaa on todellisuudessa kulunut ja mihin työvaiheisiin siitä on käytetty minkäkin verran aikaa, on helppo tarkastella hinnoittelun onnistuneisuutta. Mitä työkulujen jälkeen todellisuudessa jää viivan alle? Onko hinnoittelussa osattu huomioida todellinen työaika valmisteluineen ja lopputöineen?

Tämän lisäksi saadaan kerättyä hyvää tietoa työntekijöiden tehokkuudesta. Jos useampi ihminen tekee samansisältöistä työtä, voidaan tarkkailla, että käytetty työtunnit kulkevat suunnilleen samassa aikahaarukassa. Samalla saadaan seurattua, että asiakaslupaukset pidetään. Palvelu on tasalaatuista ja aikataulut pitää, riippumatta työn tekijästä. Samalla luotettavuus oman alansa osaavana toimijana kasvaa. Lisäksi tietenkin työn suunnittelu helpottuu, ja hyvällä aikataulutuksella saadaan parempia tuloksia ja tulosta. Jos työajassa on henkilötasolla suuria vaihteluita, voi olla paikallaan tarkastella esimerkiksi perehdytyksen onnistumista tai muita seikkoja, joiden vuoksi työ on henkilötasolla viivästynyt.

On tietenkin täysin toimialasta ja työn alla olevasta työvaiheessa riippuvaista se, millä mittakaavalla työtehokkuutta lasketaan. Mitataanko työtehokkuutta tunneissa, päivissä vai viikkotasolla. Lisäksi yrityksen kannattaa pohtia, mitkä ovat työajanseurannan tärkeimmät tavoitteet. Tarvitaanko vain merkintä, että työntekijä on ollut paikalla vai onko tarpeen saada käyttöön sellainen tuntikirjausjärjestelmä, jonka perusteella tehdyt työtunnit voidaan kirjata eri työvaiheille, esimerkiksi valmistelevat työt, varsinainen näkyviin jäävä työ ja loppusiivous.

Tiedon kerääminen vaatii pitkäjänteisyyttä

Tämän kaiken työaikaan liittyvän tiedon kerääminen ja sen hyödyntäminen käytännön työhön ei tapahdu hetkessä. Vaatii pidempiaikaista seurantaa, jotta osataan huomioida, kuinka kauan esimerkiksi uudet työntekijät keskimäärin kyseistä työvaihetta suorittaa tai onko esimerkiksi jokin sellainen ulkoinen seikka, joka työskentelynopeuteen merkittävästi vaikuttaa.

Kun tätä kaikkea tietoa on kerätty pidemmän aikavälin sisällä, on yrityksellä jo todella hyvät valmiudet suunnitella ja aikatauluttaa toimintaa tehokkaasti. Olennaista on myös saada työntekijät motivoitua tuntikirjaukseen siten, että kirjatut työtunnit ovat juuri niitä todellisuudessa tehtyjä työtunteja. Silloin myös kerätty tieto on paikkaansapitävää.

Ei sovi myöskään unohtaa rakennustyömaiden ilmoitusvelvollisuutta työntekijäilmoitusten osalta. Kun tehdyt työtunnit ja työmaalla työskennelleet henkilöt ovat kirjanneet työtunnit järjestelmään omilla tunnuksillaan on ilmoituksen täyttäminen sujuvaa ja tieto on päätoteuttajan helposti ja ajantasaisesti saatavilla.

Laskutus kuntoon tuntikirjauksella

Jos yritys tekee asiakkalleen lisätöinä laskutettavia tunteja kokonaisurakan päälle, on laskuttaminen huomattavasti helpompaa ja laskut tulee todennäköisemmin laitettua, kun on olemassa työkalu työajanseurantaan.

Tuskin kukaan yrittäjä haluaa jättää laskuttamatta tunteja, joista on sovittu laskutettavan ja joista kuitenkin maksetaan työntekijälle. Tuntikirjauksien perusteella laskun loppusumma on myös helpommin perusteltavissa asiakkaalle, kun voit kertoa mitä työtä on tehty minkäkin aikaa ja mistä laskun loppusumma on määräytynyt.

Asiakaskin varmasti mielellään maksaa sellaisen laskun, jossa on eriteltynä työn osuus ja mahdollisesti myös työskentelyaika tai tehty tuntimäärä.

Työajanseuranta – hyödyt työntekijälle

Usein saatetaan mieltää, että työajanseuranta on vain työnantajan tarve ja etu. Onko työajan seurannasta siis hyötyä työntekijälle itselleen? Miten minä yrityksen työntekijänä voin hyötyä tuntikirjauksesta? Tässä muutamia esimerkkejä:

1. Usein työpäivä voi venyä pidemmäksi kuin suunniteltu kahdeksan tuntia. Kun olen kirjannut tunnit ylös, saan ylitöistäni korvauksen
2. Tuntikirjauksella saan jäljen myös tehdystä “näkymättömästä” työstä. Esimerkiksi työtä varten tehdyt etukäteisvalmistelut, perehtyminen ja muut ennakkotyöt. Voi olla tilanteita, joissa esimiehesi ei välttämättä tiedä edes kaikkia tarvittavia työvaiheita, joita sinun kuuluu suorittaa. Hän ei siis välttämättä edes tiedä mihin kaikkeen työaika silloin kuluu. Esimerkiksi palaveriin valmistautuminen voi viedä rutkasti enemmän aikaa, kuin itse palaveri.
3. Jos projektin parissa työskentelee useampikin henkilö, saadaan tuntikirjauksilla näkyviin jokaisen henkilökohtainen työpanos.
4. Voit itse seurata omaa työtehokkuuttasi, ja pystyt johtamaan itse itseäsi entistä paremmin. Esimerkiksi asiantuntijatehtävissä työsi voi olla varsin liikkuvaa jahallittavia osa-alueita on paljon. Tuntikirjauksilla, erityisesti sellaisilla tuntikirjauksilla, missä voit eritellä käytetyn ajan työvaiheiden mukaan, voit seurata omaa tehokkutta ja tarkkailla pysytkö annettujen aikaraamien sisällä.
5. Mahdollisissa riitatilanteissa työnantajan kanssa, on molemmille parempi, jos työajat voidaan aukottomasti todeta järjestelmästä

Päivittäinen tuntikirjaus työpäivän päätteeksi ei vie loppupelissä yhtään enempää työaikaa kuin se, että kerralla merkitään ja muistellaan tehtyjä työtunteja esimerkiksi viikon ajalta. Tässä kohtaa voi myös miettiä ja kunnioittaa toiminnallaan sitä henkilöä; esimiestäsi tai palkanlaskijaa. Kun olet kirjannut tehdyt työtunnit kunnolla säästää se palkanmaksua hoitavan tahon työaikaa, kun siellä päässä ei tarvitse enää selvitellä esimerkiksi puutteellisia tuntikirjauksia

Uusi työaikalaki lisää vapauksia

Vuoden 2020 alussa tuli uusi lakimuutos työaikalakiin. Edellinen työaikalaki oli säädetty vuonna 1996, joten työelämä ja tavat ovat vuosien saatossa sen verran muuttuneet, että päivitykselle oli aihetta. Uuden työaikalain mukana tuomat uudistukset vaativat uudistumista myös työajanseurantajärjestelmältä. Laki velvoittaa työnantajaa työajan ja tuntikirjausten seurantaan. Seurantajärjestelmän on siten oltava sellainen, ettei se ole riippuvainen siitä, missä kyseinen henkilö kulloinkin työskentelee.

Nyt tulleen muutoksen myötä myös etätyöaika on virallista työaikaa. Aiemmin työaika on tarkoittanut työpaikalla tehtävää työtä, joten esimerkiksi työnantajan vakuutukset olivat voimassa vain työpaikalla. Nyt työnantajan vakuutus kattaa aina kun teet töitä, olit sitten kotona tai toimistolla.

Lisäksi muutoksia tehtiin esimerkiksi enimmäistyöajan laskentaan ja siihen, kuinka paljon ylitöitä voi enimmillään tehdä ja olla jemmassa. Työnantajan on seurattava, että riittävä viikkolepo toteutuu ja säännöllinen työaika pysyy annettujen tuntirajojen puitteissa. Lisäksi lakiin kirjattiin uusi työaikamuoto: joustotyöaika. Selkeä ja informatiivinen postaus tulleista muutoksista ja uudistuksista löytyy esimerkiksi Työsuojelu.fi -sivustolta. (https://www.tyosuojelu.fi/-/tyoaikalaki-uudistuu-tyosuojelu.fista-
loydat-joulukuussa-keskeisimmat-muutokset-selvennyksineen)

Koronavirus ja jatkuva etätyö pakottavat sähköiseen työajanseurantaan

Edelliset kaksi vuotta ovat muuttaneet työelämän käytäntöjä pysyvästi. Monet yritykset ovat siirtyneet kokonaan pois toimistolta ja yhteiset tapaamiset on asetettu minimiin. Ihmiset joutuvat olemaan kotikaranteenissa pitkiä aikoja eikä enää ole paluuta ”normaaliin” työelämään, jossa tavataan säännöllisesti koko yrityksen porukalla toimistolla ja voidaan toimittaa lippuja ja lappuja kädestä käteen.

Moni yritys on viimeistään tässä vaiheessa ollut pakotettu muuttamaan käytäntöjä ja digitalisoimaan yritystoimintaa. Etätyö on pitänyt pystyä mahdollistamaan ottamalla käyttöön uusia työkaluja. Tähän liittyy myös työajanseuranta. On helppo ymmärtää, että kun ihmiset tapaavat vähemmän, reaaliaikainen seuranta korostuu. Kun työtunnit kirjataan joka päivä omalla kännykällä, ei ole tarvetta ajaa toimistolle viemään tuntilappuja edes joka toinen viikko. Monesti tuntikirjausten yhteydessä tallennetut kommentitkin kertovat työn etenemisestä riittävästi eikä ole syytä lähteä paikanpäälle tarkistamaan työmaata niin usein.

Monessa yrityksessä asentajakin pystyy tekemään työtehtävänsä tapaamatta asiakasta, esimiestä tai kollegoitakaan fyysisesti. Tällöin kun käytössä on hyvät digitaaliset työvälineet, yritys pystyy toimimaan poikkeusoloissakin tehokkaasti ja kehittämään toimintaansa.

The post Työajanseuranta – rakennusala ja urakointi, sovelluksien vertailu appeared first on Easoft Oy.

Toiminnanohjausjärjestelmä, ERP, CRM, projektien seurantaohjelma, tuntikirjausjärjestelmä. Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Termien viidakko on melkoinen, mutta kyse on yksinkertaisesti sähköisestä työkalusta, jolla säilytät yrityksesi hallinnan ja voit nukkua yösi rauhassa.

Toiminnanohjausjärjestelmä tai englanniksi ERP (Enterprise Resource Planning) on sanahirviö, mutta kuvaa silti melko hyvin, mistä on kysymys. Järjestelmästä, joka ohjaa yrityksen toimintaa. Ohjaaminen tarkoittaa yleensä sitä, että kun tiedot kirjataan yhteen järjestelmään, niin tästä muodostuu arvokasta dataa, jota pystytään hyödyntämään kun yritystoimintaa kehitetään – siis ohjataan oikeaan suuntaan.

Onko ERP-järjestelmä pakollinen yritykselle?

Laissa ei lue, että toiminnanohjausjärjestelmä on pakollinen jokaiselle yritykselle. Kuitenkin laki asettaa tietyt velvoitteet yritykselle liittyen asiakastietojen säilyttämiseen ja työntekijätietojen käsittelyyn. Esimerkiksi työajanseuranta on pakollinen työntekijän turvan kannalta. Työntekijän pitää huolehtia myös työntekijän jaksamisesta ja seurata työaikoja, vaikka olisikin kiinteä kuukausipalkka tai urakkapalkka. Tämänhän voi tehdä myös paperilla, mutta viimeistään koronavuosi on näyttänyt sen, että papereita ei välttämättä ole kukaan vastaanottamassa toimistolla, joten käytännössä suurin osa yrityksistä käyttää jo jonkinlaista sähköistä työajanseurantaa.

Lisäksi pakollisuuden voidaan ajatella tarkoittavan sitä, että jos halutaan pärjätä kilpailussa niin toiminnan pitää olla hyvin johdettua ja tiedon pitää olla saatavilla – usein tämä ei ole mahdollista ilman kunnollista toiminnanohjausjärjestelmää, varsinkaan kasvavissa yrityksissä tai yli 10 hengen yrityksissä.

Nämä 5 asiaa kannattaa ottaa huomioon kun valitset yrityksellesi toiminnanohjausjärjestelmää:

• Ohjelma on helppokäyttöinen: jos ohjelma on vaikeaselkoinen, monimutkainen tai vanhanaikainen, niin koko henkilöstö ei ota sitä omakseen ja käyttö jää vähälle. Tällöin ei ole hyötyä parhaimmistakaan ominaisuuksista koska niitä ei saada käyttöön
  
• Ohjelmassa on riittävät ominaisuudet – tavoitteena, että yksi ohjelma riittää: Järjestelmän tulisi olla mukana teidän yrityksen toimitusprosessien kaikissa vaiheissa. Tarkistathan, että ohjelmasta löytyy esimerkiksi asiakkuuksien hallinta, tarjouslaskenta, tilausten kalenterointi, hyvät mobiilitoiminnot, työtuntien kirjaaminen projektien alle ja niiden laskutus, maksuerät, kuluseuranta ja ostolaskujen tuominen projekteille, työmaiden dokumentointi kännykällä ja myyntilaskujen muodostaminen sekä lähettäminen kirjanpitoon
  
• Ohjelman taustalla on vakavarainen ja kasvava yritys: Paraskaan ohjelma ei ole enää huomenna paras, jos ohjelmaa ei jatkuvasti kehitetä. Jos palveluntarjoajaa ei ole enää hetken päästä olemassa, ei palvelukaan voi kauaa pysyä pystyssä ja silloin investointinne on mennyt hukkaan. Huolehdi, että palveluntarjoajalla on selkeät kasvunäkymät tulevaisuudelle, he pystyvät investoimaan kasvuun ja henkilöstöön ja yritys tekee myös tulosta. Näin voit olla varma, että yhteistyö ja ohjelmisto kukoistavat vielä muutamankin vuoden päästä!
  
• Taustalla olevan yrityksen henkilöstö ymmärtää sinun yrityksesi toimintaa: Olet varmasti istunut joskus palaverissa, jossa sinulle yritetään myydä jotakin ilman, että myyjä ymmärtää ollenkaan sinun tarpeitasi tai yrityksesi toimintaa. Myyjien, käyttöönottavien ja tuotteen kehittämisestä vastaavien henkilöidenkin olisi hyvä olla teidän toimialan entisiä yrittäjiä, toimihenkilöitä tai muita vastuuhenkilöitä. Jos näin on, niin he varmasti puhuvat kanssasi samaa kieltä ja voivat kehittää ohjelmaa haluamaanne suuntaan myös tulevaisuudessa
  
• Taustalla olevalla yrityksellä on referenssejä teidän toimialalla ja he suosittelevat ohjelmaa: Kannattaa tarjota palveluntarjoajan referenssit, jutella muutaman asiakkaan kanssa ja varsinkin sellaisen, joka toimii samalla toimialalla kun teidän yritys. Asiakkaat kertovat yleensä omasta näkökulmasta, miten ovat kokeneet käyttöönoton ja ohjelman käytön ja onko lupauksille ollut katetta. Jos asiakas poistuma on suuri ja asiakkaat ovat pääasiassa tyytymättömiä, ei sellaiseen kelkkaan kannata hypätä!

Jos sait edelliseen listaan 5/5, niin kannattaa edetä asian kanssa. Hinta ei tässä tapauksessa ole tärkein mittari. Jokaisesta yllä mainitusta kohdasta kannattaa maksaa ja hyvä ohjelmisto säästää teille merkittävästi rahaa ja aikaa tulevaisuudessa. Lisäksi se parantaa asiakkaiden ja työntekijöiden tyytyväisyyttä.

The post Toiminnanohjausjärjestelmä – se tärkein työkalu appeared first on Easoft Oy.

Tehtävässä toimit osana ketterää kehitystiimiämme, joka suunnittelee ja kehittää tuotettamme. Meille koodin erinomainen laatu ja uudelleenkäytettävyys on tärkeää. Tuotteen rakentamisessa olemme käyttäneet mm. seuraavia tekniikoita: PHP, React, Redux, Bootstrap, CSS, MariaDB, joten aikaisempi kokemus näistä on hyödyksi työtehtävässä.

Tehtävä räätälöidään valitun henkilön kiinnostuksen ja osaamisen mukaan: voit keksittyä backendiin tai fronttiin tai halutessasi toimia all around full stack devaajana!

Tarjoamme Sinulle:

• Pienehkön, mutta kovasti kasvavan yrityksen tekemisen meiningin
• Hyvän työilmapiirin, jossa työntekijöihin luotetaan
• Sitoutuneita kollegoita, jotka ovat kaikki kovanluokan asiantuntijoita
• Laadukkaat työntekemisen käytännöt ja prosessit, joilloin voit keskittyä olennaisiin asioihin työssäsi
• Mahdollisuuden työskennellä nykyaikaisten teknologioiden parissa
• Inspiroivan työn, jossa oman työn jälki näkyy aidosti
• Vakituisen työpaikan

Kiinnostuitko?
Ole yhteydessä ja kerromme mielellämme lisää (ilari.taskila@easoft.fi, 0400386440)!
Paikka täytetään sopivan henkilön löydyttyä.

The post Paikka auki FULL STACK-kehittäjälle appeared first on Easoft Oy.

Nyt on huima tilaisuus! Kovasti kasvanut Easoft Docs hakee lisää vauhtia myyntiin. Tarvitsemme yhden huippukaverin vahvistamaan myyntitiimiämme ja tarjolla on osakkuus Easoft Docsista.

Easoft Docs (easoftdocs.fi) on keskittynyt työmaiden viestintään ja dokumentointiin ja on osa Easoft-konsernia. Tarjoamme rakennusalan yrityksille sovellusta, jota käyttää jo yli 3000 alan ammattilaista. Haemme jatkoa vahvalle kasvullemme ja etsimme myyjää osaksi Easoft Docsin tiimiä. Toivomme sinulta näyttöjä menestyksekkäästä myynnistä aikaisemmin urallasi. Tulet olemaan isossa roolissa ja vaikuttamaan merkittävästi yhtiömme kasvuun, joten tulet siis olemaan myös Easoft Docsin osakas.

Työpaikkasi sijaitsee joko Jyväskylän tai Helsingin toimistollamme. Työt voit aloittaa heti maanantaina tai sopimuksen mukaan.

Tarjoamme sinulle nuoren ja kovasti kasvan yrityksen tekemisen meiningin. Meillä on toimintamme selkänojana ja apuna Easoft-konsernin tuki ja kokemus, jossa on vankka kokemus ja kovat näytöt vastaavasta liiketoiminnasta ERP-sovelluksen osalta.

Kysyttäviä? Ota rohkeasti yhteyttä puhelimitse tai sähköpostitse (0400386440, ilari.taskila@easoft.fi).

The post Myyjä, Easoft Docs (mahdollisuus osakkuuteen) appeared first on Easoft Oy.

Työmaan dokumentointi (ja muunkin dokumentointi) voidaan jakaa kahteen osa-alueeseen, pakolliseen dokumentointiin (esimerkiksi työmaapäiväkirjat, lopputarkastuspöytäkirjat) ja vapaaehtoiseen dokumentointiin. Pakollisen dokumentoinnin vaatimukset voivat tulla esimerkiksi asiakkaalta, yhteistyökumppanilta tai laista. Tässä tekstissä pureudumme tarkastelemaan vapaaehtoista dokumentointia ja siitä saatavia hyötyjä.

Onko dokumentointi vain ajanhukkaa vai tehokas tapa hyödyntää käytettävissä olevaa työaikaa?

Vapaaehtoisen dokumentoinnin vaatimuksia:

• Helppoa, nopeaa ja vaivatonta, jotta se tulee olennaiseksi osaksi yrityksen arkea.
• Dokumenttien täyttämisestä tulee antaa yrityksessä selkeät ohjeet siihen, kuka täyttää, milloin ja missä tilanteissa. Kun vastuunjako dokumentoinnista on selvillä, tulee niitä myös täytettyä. Usein asia jää helposti hoitamatta, jos se ei ole kenenkään vastuulla. 
• Olisi hyvä, jos dokumentoinnin voisi hoitaa samassa ohjelmassa kuin muutkin yrityksen toiminnot

Työmaan dokumentointi vähentää yrityksen sisällä tapahtuvaa turhaa viestittelyä, mikä vie työaikaa. On aina muusta tekemisestä pois, jos tarpeettomasti useampi henkilö käyttää työaikansa saman asian selvittelyyn. Lisäksi tällä saadaan selkeytettyä prosesseja, kun jokainen tietää mitä tulee dokumentoida ja miten, ja mistä tehdyt dokumentit löytyy. Niinpä esimerkiksi toimiston työntekijä voi puhelimen soidessa katsoa työmaahan liittyviä tietoja dokumenteista, ilman että hän soittelee useaan eri paikkaan selvittääkseen tarvitun tiedon. 

Mitä on vapaaehtoinen työmaan dokumentointi?

Vapaaehtoinen dokumentointi tarkoittaa niiden asioiden taltioimista esimerkiksi kirjallisesti tai kuvina, joihin ei ole mitään laki- tai alakohtaista velvoitetta, vaan dokumentoinnin tarve on täysin yrityksen itse päätettävissä. 

Vapaaehtoista dokumentointia on esimerkiksi ennen ja jälkeen kuvien taltioiminen työkohteissa tai tiettyjen työvaiheiden raportoiminen kirjallisesti. Vapaaehtoista dokumentointia voi tehdä myös erinäisissä tarkastusvaiheissa. 

Esimerkiksi yritys tilaa huoneiston seinien tasoitus- ja maalaustyön aliurakoitsijalta ja kohteessa sovitaan jokin malliseinä, josta työn jälki käydään tarkastamassa ennen koko huoneiston pintakäsittelyn aloittamista. Malliseinän tarkastuksesta laaditaan kuvallinen dokumentti, mitä on tehty ja millä tavalla. Tämä dokumentti myös toimii kummankin yrityksen oikeusturvana, jos lopputuloksesta oltaisiin eri mieltä. Silloin on helppoa tarkistaa, mitä on sovittu tehtäväksi ja miten. 

Laatu korvaa määrän

Työmaan dokumentointi on hyvä ja hyödyllinen juttu, kun dokumentointi on kohdistettu oikeisiin asioihin. Silloin niistä saatava tieto tulee myös hyödynnetyksi. Jos dokumentteja laaditaan liikaa ja vääristä asioista, ei kenelläkään ole työaikaa käydä niitä läpi. Silloin dokumentoinnille voi tulla työtehtävänäkin huono maine, se pakollinen paha joka tehdään vähän “vasurilla sutaisten”. Mikä tuskin on kenenkään yrittäjän tarpeen mukaista. 

Kun dokumentoinnin suunnitteluun käytetään hetki aikaa, on lopputuloskin hyvä. Mitkä asiat ovat tarpeellisia dokumentoida ja miten, riittääkö pelkkä kuva ja päivämäärä vai tarvitseeko dokumentti enemmän selostusta. Riittääkö, että dokumentti liikkuu eri toimijoiden välillä sähköisesti vai onko esimerkiksi värityksen osalta huomioitava myös tulostustarve. Hyvä dokumentti on tärkeä yrityksen toiminnan ja kehittymisen kannalta ja se vastaa todettuun tarpeeseen. 

Kun dokumentin täyttäjä tietää miksi kyseisen asian dokumentointi on tarpeellista ja millaisen hyödyn yritys siitä saa, tulee dokumentit täytettyäkin huolellisesti. Ja lisäksi, kun dokumentointikohteet ovat huolellisesti pohdittu, on niistä saatavan tiedon hyödyntämiseen silloin myös resursoitu työaikaa. 

Työmaan dokumentointi sisäisen laadunvalvonnan välineenä

Vapaaehtoisella dokumentoinnilla voidaan suorittaa sisäistä laadunvalvontaa ja sitä myöten kehittää työskentelytapoja ja työn jälkeä.

Dokumentoinnin avulla pystytään valvomaan työskentelytapoja ja kiinnittämään huomiota toiminnan kehittämiseen. 

Dokumentointi on hyvä väline vaikkapa tehtyjen työvaiheiden tarkisteluun. Esimerkiksi yrityksessä otetaan käyttöön uusi toimintamalli johonkin tiettyyn työvaiheeseen, liittyen asennustapaan tai vaikka käytettäviin materiaalehin ja aineisiin. Tämä työvaihe kuuluu dokumentoitaviin asioihin, ja täytettyjen dokumenttien pohjalta työnjohto tai muu vastaava toimija pystyy tarkkailemaan uudistuksen käytäntöön viennin onnistumista. 

Tietynlainen dokumentointiprotokolla myös lisää työnjäljen tasalaatuisuutta. Tietyt asiat on siis dokumentoitava eli siten myös tehtävä, jotta voidaan laittaa vaikka kuvallinen dokumentti ennen ja jälkeen -työvaiheista. Etenkin  yrityksissä, joissa työntekijät ja työkohteet sijaitsevat laajalla alueella, saadaan dokumentoinnista apua siihen, että työnjälki on silti tasaista kun tietyt asiat tulee dokumentoiduksi työkohteen maantieteellisestä sijainnista tai työntekijästä riippumatta. Tästä pääsemmekin näppärästi siirtymään asiakaslupauksien lunastamiseen ja tyytyväisiin asiakkaisiin. 

Työmaan dokumentoinnin vaikutus asiakkuussuhteeseen

Kuten yllä kirjoitinkin vapaaehtoisesta dokumentoinnista on hyötyä myös asiakkaille ja tyytyväiset asiakkaat ovat juuri se ilmainen markkinointikanava, johon kannattaa panostaa. 

Tyytyväiset asiakkaat varmasti suosittelevat yritystäsi tuttavillesi tai vaikka internetin keskustelupalstoilla. Ja tiedätkin varmaan myös sen, että jos asiakas on pettynyt saatuun palveluun ja tuotteeseen, myös se ääni kaikuu kauas. Asiakkaista on siis pidettävä huoli. Tyytyväinen asiakas myös palaa varmasti palveluidesi pariin myös jatkossa, jos tarve tulee. 

Huolellinen dokumentointi esimerkiksi työvaiheista ja tehdyistä toimenpiteistä lisää luotettavuutta toimijaa kohtaan ja parantaa asiakastyytyväisyyttä, auttaa pitämään asiakaslupaukset. Kun lopputuloksen lisäksi käteen jää dokumentti tehdystä työstä, on varmasti suuremmat edellytykset saada tyytyväinen asiakas.

Esimerkiksi remontin jälkeen asiakas haluaa kiinnittää seinään hyllyn. Dokumentista hän voi tarkistaa vaikkapa sähköjohtojen sijainnit ja ottaa ne huomioon ennen kuin alkaa reikiä porailemaan. 

Viimeisenä vinkkaamme vielä, että asiakkaalle menevän dokumentin lopussa oiva paikka laittaa lisäarvoa tuottavaa infoa asiakkaalle, esimerkiksi jatkohoito-ohjeet, takuutiedot tai vaikka yrityksen  yhteystiedot reklamaatioita tai muita jatkokysymyksiä varten. Näin kaikki oleellinen tieto löytyy samasta paikasta.

The post Työmaan dokumentointi; helppo tapa erottautua appeared first on Easoft Oy.

Etsimme tekijää Easoftin tukipalveluun. Saamme erittäin paljon positiivista palautetta asiakkailtamme toimivasta tukipalvelustamme. Haluatko sinä tukitiimimme ylläpitämään hyvää palvelutasoa ja yhä kehittämää sitä?

Työ koostuu pääosin tukinumeroomme tulevista puheluista, joissa ratkot asiakkaiden kysymyksiä. Lisäksi tehtävänäsi on selvittää vastauksia erilaisiin tilanteisiin, joihin ei ole antaa vastausta heti puhelimessa. Työ on asiantuntijatukityötä: työssä on paljon opittavaa ja oppi karttuu vain työtä tekemällä. Työtä tehdään läheisessä yhteistyössä ohjelmistokehitys tiimimme kanssa.

Aikaisempaa kokemusta alalta ei vaadita.

Työpaikkasi sijaitsee lähtökohtaisesti Jyväskylässä.

Tarjoamme sinulle:

– Tehtävän, jossa ratkot konkreettisia ongelmia ja näet työsi hyödyt
– Kovasti kasvavan yrityksen mahdollisuudet ja tekemisen meiningin
– Ilmapiirin, jossa työntekijöihin luotetaan
– Kokoaikaisen työn ja säännöllisen työajan

Ota yhteyttä/laita hakemusta: Ilari Taskila, 0400386440, ilari.taskila@easoft.fi
Paikka täytetään sopivan henkilön löydyttyä.

The post Töihin Easoftin tukipalveluun! appeared first on Easoft Oy.

Projektinhallinta on moniulotteinen asia. Se kysyy ammattitaitoa ja toimivia projektinhallintatyökaluja. Mitä ne ovat? Miten sinun yrityksesi voisi hoitaa työurakat tehokkaasti ja taloudellisesti kannattavasti? Voiko kaikkea työmaalla tapahtuvaa toimintaa ja tietoliikennettä ylipäätään hallita mielekkäästi?

Erityisen haastavaa projektinhallinta on ilman apuvälineitä, sillä projektihallinassa pitää kyetä ottamaan huomioon laajoja kokonaisuuksia, mutta myös yksityiskohtia. Tutustumme artikkelissa yleisimpiin projektinhallinnassa eteen tuleviin ongelmakohtiin ja haasteisiin. Miten ne vältetään ja miten ongelmat ratkaistaan? Perehdymme myös siihen, millaisia apuvälineitä, ohjelmistoja ja työkaluja on tarjolla projektinhallintaan.

• Ongelmia Projektinhallinnassa – ennakoi näitä tyypillisiä käytännön ongelmia
• Mitä on projektinhallinta?
• Millainen on hyvä projektinhallintatyökalu?
• Projektinhallintaohjelman keskeiset ominaisuudet – näillä onnistut!
• Edessä projektinhallintatyökalun valinta – huomioi seuraavat asiat!

Ongelmia Projektinhallinnassa – ennakoi näitä tyypillisiä käytännön ongelmia

Projektinhallinta on parhaimmillaan helppoa ja pitkälle automatisoitua, jos yritykselläsi on käytössä oikeanlaiset työkalut. Miten tämä on mahdollista? Syvennytään aiheeseen seuraavaksi. Lähdetään liikkeelle haasteista ja siitä, kuinka ne otetaan hallintaan. Kun asioihin tutustuu annakolta, ne eivät pääse yllättämään ainakaan kovin pahasti.

Yksi oleellinen ongelma projektinhallinnassa liittyy työntekijöiden resursointiin. Missä kunkin kuuluu olla missäkin projektin vaiheessa? Miten työntekijöiden työt onnistutaan aikatauluttamaan viisaasti? Miten projektin työvaiheiden aikataulutus ja eteneminen hoidetaan kannattavasti?

Työmaalla saattaa on käytössä asioiden dokumentointiin ja raportointiin useita erilaisia järjestelmiä, jotka eivät keskustele keskenään. Tietoa siirrellään järjestelmästä toiseen, mikä vie aikaa tärkeämmiltä töiltä ja kasvattaa virheiden mahdollisuutta huomattavasti.

Jos työmaalla tehdyt dokumentit ovat monissa eri lähteissä, dokumentointion tällöin helposti vajavaista ja sekavaa. Työmaiden tarjoukset, dokumentit ja pöytäkirjat ovat hajallaan eri laitteilla tai kokonaan hukassa. Laadunseuranta puuttuu, ja reklamaatiotilanteissa dokumentteja on vaikea löytää. Samoin myyntilaskutus ja palkka-aineistojen koostaminen on tällöin työlästä ja hankalaa. Myös tarjouslaskenta on hidasta eikä toteudu johdonmukaisesti.

Ilman toimivaa ohjelmaa ja hallintatyökalua töiden resursointi ja kalenterointi on hyvin haastavaa. Lisäksi dokumentointi tuottaa helposti haasteita, jos sitä ei hoideta automaattisesti. Paperilla tehty dokumentointi on jälkijättöistä ja usein sekavaa. Dokumentit ehtivät helposti mennä hukkaan projektin kuluessa, varsinkin jos projekti kestää pitempään. Tämä aiheuttaa turhaa stressiä ja hidastaa muutoksiin reagointia. Myös toiminnan ennakointi ja suunnittelu on vaikeaa.

Jos tietoa ei ole dokumentoitu sähköisesti ja järkevästi, projektinhallintaan liittyy olennaisesti henkilöriski. Nimittäin jos tieto on liikaa esimerkiksi yhden projektipäällikön päässä, tulee ongelmia, jos henkilö jostain syystä lopettaa työt eikä olekaan enää käytettävissä.

Ilman toiminnanohjausjärjestelmää ja hyvää projektinhallintaa myös laskuttaminen saattaa tuottaa ongelmia. Laskutuksen vaatimat tiedot kerätään useasta paikasta, minkä takia laskutus on työlästä ja vie turhaa aikaa.

Lisätöitä ja lisätarvikkeita jää helposti laskuttamatta, jos niitä ei ole kirjattu järjestelmään. Näin ollen myös luotettavan jälkilaskennan teko on lähes mahdotonta. Automaattinen kohdekohtainen kateseuranta puuttuu tai se tehdään manuaalisesti jälkikäteen, jolloin se taas vie aikaa.

Mitä on projektinhallinta?

Projektinhallinta koostuu suunnittelusta, toteutuksesta, seurannasta, lopetuksesta ja jälkiarvioinnista. Se on työn organisoimista ja hallintaa niin, että projektin lopussa voidaan todeta, että on pysytty aikataulussa, budjetissa ja että työn sisältö ja laatu ovat sitä, mitä on sovittu.

Jotta projektisi onnistuu, ota tästä talteen muistilistat asioista, jotka täytyy huolehtia eri vaiheissa.

Suunnittelu on kaiken perusta

• Valitse projektinhallintatyökalu.
• Määritelkää projektin keskeisimmille tavoitteille mittarit
• Laadi aikataulut
• Budjetoi työmäärä ja tarvittavat työntekijät.
• Selvitä tarvittavien alihankkijoiden sopimukset
• Huomioi riskit ja ota ne ennustettuun katelaskentaan mukaan
• Huolehdi, että kaikki projektin vastuuhenkilöt varmasti tietävät tavoitteensa ja mittarit

Toteutus

• Seuraan toteutumaa vs budjetti mutta hyväksy, että suunnitelmat saattavat muuttua projektin edetessä.
• Ole valmis tekemään liikkuja alkuperäisestä suunitelmasta, mutta tee laskelmat mitä muutokset aiheuttavat

Seuranta pitää osapuolet ajan tasalla

• Seuraa projektin toteutumista: Seuraa toteutuneita aikatauluja, kustannuksia ja muita tietoja projektinhallintatyökalusta
• Käytä yhtä projektinhallintajärjestelmää, johon voi dokumentoida kaikki tiedot ja toteutukset.
• Pidä tarvittavat seurantakokoukset oikeiden henkilöiden kanssa.

Lopettaminen sinetöi valmiin projektin

• Laadi sovitut loppuraportit.
• Luovuta projekti sille, joka sen on tilannut.
• Pidä päätöspalaveri.
• Kiitä kaikkia osapuolia, muista sidosryhmät, kumppanit ja omat työntekijäsi.

Jälkiarviointi tuo esiin onnistumiset ja haasteet

• Jos mahdollista, lähetä palautekysely kaikille projektin osapuolille.
• Kirjaa ylös kaikki onnistumiset ja epäonnistumiset.
• Erityisesti kirjaa ylös haasteista ja onnistumisista nousseet kehitysideat.

Millainen on hyvä projektinhallintatyökalu?

Projektin aikana on erittäin tärkeää, että kaikki tieto ja ideat dokumentoidaan koko ajan samaan järjestelmään. Näin voidaan koko projektin ajan seurata, miten hyvin asiat saadaan hoidettua missäkin vaiheessa. Jos eteen tulee ongelmia, laadukkaan ohjelman ansiosta niihin osataan puuttua ajoissa. Kun asiat on hoidettu jo alusta asti hyvin, myös projektin lopetus ja jälkiarviointi on helpompi hoitaa.

Jos siis haluat onnistua projektinhallinnassa, hanki nykyaikainen projektinhallintatyökalu, jossa on myös hyvä mobiilikäytettävyys ja toimintaasi vastaavat referenssit. Kun valitset projektinhallintaohjelmaa, kysy alla olevat peruskysymykset. Jos niihin voi vastata myöntävästi, työkalu todennäköisesti sopii myös teille:

• Saatko sisällytettyä projektin kaikki vaiheet samaan järjestelmään?
• Onko ohjelmassa hyvä mobiilikäytettävyys?
• Kestääkö ohjelma sen, että yrityksesi koko kasvaa?

Easoft tarjoaa sinulle nykyaikaisen projektinhallintatyökalun ja dokumentointisovelluksen. Mikä Easoft sitten käytännössä on?

Easoft on urakointi- ja asennusalan toiminnanohjausjärjestelmä projektinhallintaan. Se on yrityksille tarkoitettu nykyaikainen hallintatyökalu, joka tehostaa ja auttaa kehittämään liiketoimintaa. Järjestelmä toimii pilvipalveluna, joten sitä voi käyttää milloin ja millä laitteella tahansa. Sen avulla teet muun muassa tarjoukset, aikataulutuksen, työajanseurannan, dokumentoinnin, laskutuksen ja jälkilaskennan.

Easoft-järjestelmän ansiosta paperityösi vähentyvät ja aikaasi vapautuu itsellesi oleellisimpiin töihin. Se auttaa hahmottamaan ja näkemään kokonaisuuksia, ja helpottaa näin projektinhallintaa.

Easoftilla tiedämme, mitä teemme. Olemme keskittyneet rakennus-ja remontointialaan, joten tunnemme alan ja sen haasteet kuin omat saappaamme. Järjestelmämme on kehitetty yhteistyössä alan yritysten kanssa helpottamaan yritysten arkea. Kehitämme järjestelmää jatkuvasti, jotta projektinhallinta olisi yrityksille aina vain helpompaa.

Projektinhallintatyökalun keskeisimmät ominaisuudet

Missä kaikessa Easoftin projektinhallintatyökalu käytännössä on apuna? Mitä niillä tarkkaan ottaen voi tehdä? Perehdytään ohjelmiin tarkemmin seuraavaksi.

Tarjouslaskenta

Tarjouslaskentaohjelman avulla hallitset tarjous- ja tilauskantaa. Ohjelman avulla tarjousten laskeminen on nopeaa ja täsmällistä. Eri yrityksille tarjouslaskennassa on tärkeitä eri asiat, joten tämä on huomioitu Easoftissa.

Osalle yrityksistä olennaisinta on, että tarjouslaskennassa saadaan tarkat materiaali- ja aikakustannusarviot. Toisille yrityksille taas tarjouslaskennan suurin vaatimus on, että tarjous on siistin näköinen ja se saadaan nopeasti ulos ilman tarkempia kustannusarvioita. Tästä syystä tarjouslaskenta räätälöidään aina yksilöllisesti vastaamaan yrityksesi tarpeita.

Tarjouslaskentaohjelman avulla sinulla on samassa paikassa kaikki tarjoukset ja työmaat sekä niihin liittyvä dokumentointi. Lisäksi tilausten järjestely, tiedonkulku ja aikataulutukset ovat vaivattomia toteuttaa.

Resursointi ja aikataulutus

Aikataulutus ja resursointi helpottavat työmaiden hallintaa. Tähän avuksi on kehitetty oma kalenteri ja resurssipankki. Kalenterissa on helppo aikatauluttaa niin pienet kuin isotkin työmaat eri henkilöille tai ryhmille. Aikataulutusta ja koko projektinhallintaa auttaa myös se, että Easoft on jo tarjouslaskentavaiheessa laskenut arvioidun asennusajan työmaalle.

Eteen mahdollisesti tulevat aikataulumuutokset on myös vaivatonta tehdä kalenteriin. Tämän lisäksi kalenterissa voi hyvin viestiä tehdyistä muutoksista asiakkaalle tai työntekijälle. Muutokset työmaalla välittyvät reaaliaikaisesti työntekijän projektiin. Näin ollen tiedonsiirtoon ei kuluteta turhaan aikaa. Toimiva kalenteri vähentää myös työnjohtoon kuluvaa aikaa. Lisäksi työajanseuranta on olennainen osa projektinhallintaa. Easoft-järjestelmän avulla sekin onnistuu.

Raportointi ja dokumentointi

Easoftissa on hyvin laajat mahdollisuudet raportoida yrityksen eri toimintoja ja tehdä projektinhallintaa. Raportit antavat erinomaiset edellytykset myynnin, asennuksen ja kannattavuuden jatkuvaan seurantaan.

Koska eri yrityksissä on hyvin moninaiset tarpeet seurata eri asioita, Easoftissa on runsaasti erilaisia raportteja. Dokumenttien tallennus on tärkeää muun muassa reklamaatiotilanteissa. Easoftin avulla voit tehdä myös täysin muokattavia raporttipohjia, kuten työmaapäiväkirjoja, kunto- ja asennusraportteja.

Laskutus

Aikaasi säästää Easoft-järjestelmän helppo tapa laskuttaa työmaat ja niihin liittyvät lisä- ja muutostyöt. Se onnistuu joko suoraan Easoftissa tai rajapinnan kautta yleisimmistä laskutus- ja taloushallinto-ohjelmista. Ostolaskut voi siirtää suoraan myyntilaskulle halutulla kateprosentilla.

Laskutus onnistuu eri tavoin: Työmaiden laskuttaminen voidaan hoitaa maksuerien mukaan, toimitettujen määrien mukaan tai koko tilaus kerralla. Myös tarvikkeiden ja lisätöiden laskutus on jouhevaa ja nopeaa, kun työntekijä tekee tarvittavat laskurivit pääkäyttäjälle tarkistettavaksi automaattisesti.

Projekti- ja kustannusseuranta

Kaikki tehdyt dokumentit ja raportit tallentuvat Easoftin pilvipalveluun. Näin ollen jälkilaskenta on helppo tehdä. Ilman automatiikkaa jälkilaskennan teko on puuttellista ja aikaavievää.

Reaaliaikainen ja tilauskohtainen kateseuranta tapahtuu Easoft-ohjelmien avulla automaattisesti. Tuntikirjaukset ja ostot kohdistuvat oikeille tilauksille. Tehtyjen tilausten alta voit muun muassa seurata eri tuotteille tai työvaiheille käytettyä aikaa. Tämä auttaa pureutumaan myöhemmin projektin eri vaiheiden kannattavuuteen.

Kun työmaa on valmis, Easoftissa tehdyt raportit auttavat myöhemmin arvioimaan työmaan kustannuksia ja katetta – ja ylipäätään koko projektin onnistumista. Jälkilaskennan avulla voit tarkastella, miten kustannukset ovat kehittyneet ja mikä kate tehdyllä työllä on.

Edessä projektinhallintatyökalun valinta – huomioi seuraavat asiat!

Kun valitset sovellusta projektinhallintaan, kiinnitä huomiota seuraaviin asioihin:

• Millainen toimialatuntemus palvelua tarjoavalla yrityksellä on?
• Millaiset referenssit yrityksellä ja sen tuotteella on?
• Miten vakavarainen projektinhallintaa tarjoava yritys on?
• Onko yritys ja sen sovellus kehittyvä?

Easoftissa aloitamme yhteistyön yrityksesi kanssa aloituspalaverilla, jossa tutustumme yrityksesi liiketoimintaan. Haluamme heti alussa kuulla myös odotuksesi ja toiveesi hyvästä toiminnanohjausjärjestelmästä projektinhallintaan.

Aloituspalaverin aikana käymme lisäksi läpi muun muassa myytävien tuotteiden ja palveluiden hinnoittelun sekä kartoitamme käyttäjäryhmät. Selvitämme dokumentointitarpeenne, teemme tarpeisiinne räätälöidyt dokumenttipohjat ja opastamme tarvittaessa alkuun. Päätarkoituksena on ymmärtää, mitä juuri sinun yrityksesi toiminnanohjausjärjestelmältä tarvitsee.

Aloituspalaverin jälkeen järjestämme halutessasi itsellesi ja yrityksellesi koulutuspäiviä: pääkäyttäjäkoulutuksen, jatkokoulutuksen ja seurantakoulutuksen. Pääkäyttäjäkoulutuksessa käymme läpi projektinhallintaan tarkoitetun toiminnanohjausjärjestelmämme peruskäytön ja asetukset. Tutustumme myös muun muassa käyttöoikeuksiin, asiakashallintaan, tarjouslaskentaan, tilausten tekemiseen ja dokumentointiin.

Jatkokoulutukseen voivat tulla mukaan pääkäyttäjien lisäksi mahdollisuuksien mukaan myös muita henkilöstöstäsi. Tutustumme tarkemmin muun muassa resursointiin, toimituskalenteriin, tuntikirjaukseen, kohdekohtaiseen kustannusseurantaan, laskutukseen ja viestintään. Vastaamme myös eteen tulleisiin kysymyksiisi.

Seurantakoulutuksessa käymme lisää läpi vastaan tulleita kysymyksiä ja huomioita. Tutustumme ohjelmaan syvemmin.

Tarjoamiemme koulutusten päätarkoitus on, että saatte projektinhallintaan tarkoitetusta toiminnanohjausjärjestelmästämme maksimaalisen hyödyn.

Voit tutustua huoletta tuotteisiimme: Maksuton etäpalaveri ei sido sinua mihinkään. Kehittämiemme ohjelmistojen avulla haluamme ohjata liiketoimintanne menestykseen. Tervetuloa mukaan – tehdään yrityksesi projektinhallinnasta kerralla onnistunutta!

The post Projektinhallinta rakennus- ja saneerausalalla appeared first on Easoft Oy.

Työmaan dokumentointi (ja muunkin dokumentointi) voidaan jakaa kahteen osa-alueeseen, pakolliseen dokumentointiin (esimerkiksi työmaapäiväkirjat, lopputarkastuspöytäkirjat) ja vapaaehtoiseen dokumentointiin. Pakollisen dokumentoinnin vaatimukset voivat tulla esimerkiksi asiakkaalta, yhteistyökumppanilta tai laista. Tässä tekstissä pureudumme tarkastelemaan vapaaehtoista dokumentointia ja siitä saatavia hyötyjä.

Onko dokumentointi vain ajanhukkaa vai tehokas tapa hyödyntää käytettävissä olevaa työaikaa?

Vapaaehtoisen dokumentoinnin vaatimuksia:

• Helppoa, nopeaa ja vaivatonta, jotta se tulee olennaiseksi osaksi yrityksen arkea.
• Dokumenttien täyttämisestä tulee antaa yrityksessä selkeät ohjeet siihen, kuka täyttää, milloin ja missä tilanteissa. Kun vastuunjako dokumentoinnista on selvillä, tulee niitä myös täytettyä. Usein asia jää helposti hoitamatta, jos se ei ole kenenkään vastuulla. 
• Olisi hyvä, jos dokumentoinnin voisi hoitaa samassa ohjelmassa kuin muutkin yrityksen toiminnot

Työmaan dokumentointi vähentää yrityksen sisällä tapahtuvaa turhaa viestittelyä, mikä vie työaikaa. On aina muusta tekemisestä pois, jos tarpeettomasti useampi henkilö käyttää työaikansa saman asian selvittelyyn. Lisäksi tällä saadaan selkeytettyä prosesseja, kun jokainen tietää mitä tulee dokumentoida ja miten, ja mistä tehdyt dokumentit löytyy. Niinpä esimerkiksi toimiston työntekijä voi puhelimen soidessa katsoa työmaahan liittyviä tietoja dokumenteista, ilman että hän soittelee useaan eri paikkaan selvittääkseen tarvitun tiedon. 

Mitä on vapaaehtoinen työmaan dokumentointi?

Vapaaehtoinen dokumentointi tarkoittaa niiden asioiden taltioimista esimerkiksi kirjallisesti tai kuvina, joihin ei ole mitään laki- tai alakohtaista velvoitetta, vaan dokumentoinnin tarve on täysin yrityksen itse päätettävissä. 

Vapaaehtoista dokumentointia on esimerkiksi ennen ja jälkeen kuvien taltioiminen työkohteissa tai tiettyjen työvaiheiden raportoiminen kirjallisesti. Vapaaehtoista dokumentointia voi tehdä myös erinäisissä tarkastusvaiheissa. 

Esimerkiksi yritys tilaa huoneiston seinien tasoitus- ja maalaustyön aliurakoitsijalta ja kohteessa sovitaan jokin malliseinä, josta työn jälki käydään tarkastamassa ennen koko huoneiston pintakäsittelyn aloittamista. Malliseinän tarkastuksesta laaditaan kuvallinen dokumentti, mitä on tehty ja millä tavalla. Tämä dokumentti myös toimii kummankin yrityksen oikeusturvana, jos lopputuloksesta oltaisiin eri mieltä. Silloin on helppoa tarkistaa, mitä on sovittu tehtäväksi ja miten. 

Laatu korvaa määrän

Työmaan dokumentointi on hyvä ja hyödyllinen juttu, kun dokumentointi on kohdistettu oikeisiin asioihin. Silloin niistä saatava tieto tulee myös hyödynnetyksi. Jos dokumentteja laaditaan liikaa ja vääristä asioista, ei kenelläkään ole työaikaa käydä niitä läpi. Silloin dokumentoinnille voi tulla työtehtävänäkin huono maine, se pakollinen paha joka tehdään vähän “vasurilla sutaisten”. Mikä tuskin on kenenkään yrittäjän tarpeen mukaista. 

Kun dokumentoinnin suunnitteluun käytetään hetki aikaa, on lopputuloskin hyvä. Mitkä asiat ovat tarpeellisia dokumentoida ja miten, riittääkö pelkkä kuva ja päivämäärä vai tarvitseeko dokumentti enemmän selostusta. Riittääkö, että dokumentti liikkuu eri toimijoiden välillä sähköisesti vai onko esimerkiksi värityksen osalta huomioitava myös tulostustarve. Hyvä dokumentti on tärkeä yrityksen toiminnan ja kehittymisen kannalta ja se vastaa todettuun tarpeeseen. 

Kun dokumentin täyttäjä tietää miksi kyseisen asian dokumentointi on tarpeellista ja millaisen hyödyn yritys siitä saa, tulee dokumentit täytettyäkin huolellisesti. Ja lisäksi, kun dokumentointikohteet ovat huolellisesti pohdittu, on niistä saatavan tiedon hyödyntämiseen silloin myös resursoitu työaikaa. 

Työmaan dokumentointi sisäisen laadunvalvonnan välineenä

Vapaaehtoisella dokumentoinnilla voidaan suorittaa sisäistä laadunvalvontaa ja sitä myöten kehittää työskentelytapoja ja työn jälkeä.

Dokumentoinnin avulla pystytään valvomaan työskentelytapoja ja kiinnittämään huomiota toiminnan kehittämiseen. 

Dokumentointi on hyvä väline vaikkapa tehtyjen työvaiheiden tarkisteluun. Esimerkiksi yrityksessä otetaan käyttöön uusi toimintamalli johonkin tiettyyn työvaiheeseen, liittyen asennustapaan tai vaikka käytettäviin materiaalehin ja aineisiin. Tämä työvaihe kuuluu dokumentoitaviin asioihin, ja täytettyjen dokumenttien pohjalta työnjohto tai muu vastaava toimija pystyy tarkkailemaan uudistuksen käytäntöön viennin onnistumista. 

Tietynlainen dokumentointiprotokolla myös lisää työnjäljen tasalaatuisuutta. Tietyt asiat on siis dokumentoitava eli siten myös tehtävä, jotta voidaan laittaa vaikka kuvallinen dokumentti ennen ja jälkeen -työvaiheista. Etenkin  yrityksissä, joissa työntekijät ja työkohteet sijaitsevat laajalla alueella, saadaan dokumentoinnista apua siihen, että työnjälki on silti tasaista kun tietyt asiat tulee dokumentoiduksi työkohteen maantieteellisestä sijainnista tai työntekijästä riippumatta. Tästä pääsemmekin näppärästi siirtymään asiakaslupauksien lunastamiseen ja tyytyväisiin asiakkaisiin. 

Työmaan dokumentoinnin vaikutus asiakkuussuhteeseen

Kuten yllä kirjoitinkin vapaaehtoisesta dokumentoinnista on hyötyä myös asiakkaille ja tyytyväiset asiakkaat ovat juuri se ilmainen markkinointikanava, johon kannattaa panostaa. 

Tyytyväiset asiakkaat varmasti suosittelevat yritystäsi tuttavillesi tai vaikka internetin keskustelupalstoilla. Ja tiedätkin varmaan myös sen, että jos asiakas on pettynyt saatuun palveluun ja tuotteeseen, myös se ääni kaikuu kauas. Asiakkaista on siis pidettävä huoli. Tyytyväinen asiakas myös palaa varmasti palveluidesi pariin myös jatkossa, jos tarve tulee. 

Huolellinen dokumentointi esimerkiksi työvaiheista ja tehdyistä toimenpiteistä lisää luotettavuutta toimijaa kohtaan ja parantaa asiakastyytyväisyyttä, auttaa pitämään asiakaslupaukset. Kun lopputuloksen lisäksi käteen jää dokumentti tehdystä työstä, on varmasti suuremmat edellytykset saada tyytyväinen asiakas.

Esimerkiksi remontin jälkeen asiakas haluaa kiinnittää seinään hyllyn. Dokumentista hän voi tarkistaa vaikkapa sähköjohtojen sijainnit ja ottaa ne huomioon ennen kuin alkaa reikiä porailemaan. 

Viimeisenä vinkkaamme vielä, että asiakkaalle menevän dokumentin lopussa oiva paikka laittaa lisäarvoa tuottavaa infoa asiakkaalle, esimerkiksi jatkohoito-ohjeet, takuutiedot tai vaikka yrityksen  yhteystiedot reklamaatioita tai muita jatkokysymyksiä varten. Näin kaikki oleellinen tieto löytyy samasta paikasta.

The post Työmaan dokumentointi; helppo tapa erottautua appeared first on Easoft Oy.